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在宅ワークで活用すべき便利なツールとは?筆者のおすすめ7選をご紹介☆

公開日: 2018.03.23
最終更新日: 2021.09.14

在宅ワークで活用すべき便利なツールとは?筆者のおすすめ7選をご紹介☆

在宅ワーク」という働き方が一般化していくと同時に、様々な便利なツールが出てきました。
しかしたくさん便利ツールがありすぎて、どれを使ったらいいか分からないという方も多いのでは?
今回は実際に私が使ってみて「これは良い!」と感じたツールを紹介します。

リモートワーク・在宅勤務とは

リモートワークとは、「remote=遠方の、遠い」と「work=働く」が組み合わされた言葉で、「オフィスから遠く離れた場所で働く」といったことを意味しています。
といっても、視察や打ち合せのために出張に行くといったようなことではなく、通常オフィスで行うような業務を、パソコンなどを利用して離れた場所で行うことを指しています。
いっぽうで在宅勤務とは、通常オフィスに勤務する立場にある人が自宅で業務を行うことです。リモートワークの中のひとつの形だと言えますね。
リモートワークの場合、オフィスとは離れた場所としか定義していないので、ネットカフェやホテルなどで仕事をすることも含まれますが、在宅勤務の場合は自宅と限定しているというわけです。
また、似たような言葉で、テレワークというものがありますが、テレワークはリモートワークと同義語です。

 

リモートワークや在宅勤務が進んだ背景には、政府の掲げる働き方改革があります。少子化に歯止めがかからない状況下でなんとか働き手を確保するため、現在子育てや介護などの理由で働くことができない人たちを労働力として確保したいという狙いがあるのです。
もちろん働き手にとっても、無理なく働く.チャンスを得て金銭を受け取ることができたり、自己実現が叶うといったメリットがあります。
なお、リモートワークがここまで急速に広がった理由には、ICT(情報通信技術)の発展もあります。
遠隔でもスムーズに仕事ができるような各種ツールのおかげで、これまで難しかった一般企業でのテレワークが可能になったと言えるでしょう。

リモートワークのメリット

実は、リモートワークには、働く側、企業側、どちらにもメリットがあります。
それぞれの立場ごとのメリットを説明していきます。

 

≪働く側のメリット≫

●通期時間が不要になる
リモートワークを自宅で行えば、移動せずにすぐにでもお仕事がスタートできます。
移動の手間が省けるので、時間を有効に使うことができますね。

 

●子育てや介護中でも働くことができる
小さなお子さまや介護を必要とされる方がいても、自宅で仕事をすれば様子を見たりお世話ができるので、仕事との両立が可能となります。

 

●ストレスが減らせる
通勤型のワークスタイルの場合、満員電車や、あまり好きではない相手とも顔を合わせることがストレスになる恐れがあります。
リモートワークであれば、そういったストレスから離れ、自分のペースでお仕事をすることが可能です。

 

●仕事の選択肢が広がる

通勤型のワークスタイルの場合、自宅からの通勤手段や時間を考える必要があります。
しかし、リモートワークを取り入れている会社であれば、遠方でも十分選択肢に入れることができます。結果、仕事の選択肢が広まると言えます。

 

≪企業側のメリット≫

●人材が確保しやすくなる

通勤型のワークスタイルでは、通える範囲の方からしか応募がきません。
リモートワークを取り入れることにより、より多くの応募者がくる可能性が高まります。
また、より優秀な人材を獲得できるチャンスも広がります。

 

●コストを削減することができる

通勤費や出張費、オフィス関連コスト(賃貸料、光熱費、飲み物代など)を削減することができます。

リモートワークの課題

働く側、企業側にも大きなメリットがあるリモートワークですが、リモートワークならではの課題も存在します。

 

●コミュニケーションが取りづらい

通勤型のワークスタイルでは、気軽に同僚に質問をすることができます。上司に相談したいとき、話しかけても良いタイミングか実際に目で見て確認して声をかけるといったことが可能です。
いっぽうでリモートワークでは相手の顔が見えません。声をかけづらくなると言えます。

 

●仕事の効率が落ちやすい

仕事をするスペースとして設計されたオフィスとは異なり、自宅でリモートワークをする場合は、設備が不十分だったり、集中しにくい環境にあることで仕事効率が落ちる可能性があります。
手狭な住宅に住んでいる場合、専用のスペースが確保できず、子どもに邪魔されたり、パソコンや書類を広げるデスクがないといった場合、会社で仕事をするように効率的に進まないという方も多いです。

 

また、これまで同僚や上司と直接やり取りをすることによりスムーズに進んだことが、コミュニケーションの取りにくさから進まず、時間がかかってしまう恐れがあります。
また、齟齬が生まれる恐れもあります。

 

●リスクがある

会社ではネットワーク上、セキュリティ対策をしていることがほとんどです。社内外のエンジニアに依頼し、常にアップデートもしているはずです。
いっぽうでリモートワークをさせる場合、セキュリティ面に不安が残ります。
もし、自宅ではなくネットカフェなど外出先で仕事する場合、パソコン本体の紛失や故障リスクも高まると言えるでしょう。

 

●スキルが向上しにくい

通勤型のワークスタイルであれば、先輩のアドバイスをもらうことができたり、社内研修などでスキルアップが図りやすいものですが、リモートワークだとそういった機会をもちにくく、スキル向上のチャンスが得にくくなります。

 

●導入費用がかかる

リモートワークを取り入れるには、リモートワークに必要なツールを導入することが一般的です。
出勤、退勤などがわかる労務管理システムや、ファイルを共有できるクラウドサービス、大勢でも会話ができるオンライン会議ツール、簡単にコミュニケーションが取れるチャットツールなどが挙げられます。
また、会社から各自にパソコンを貸与することが一般的ですので、1人1人にノートパソコンを用意する必要も出てきます。
実際に資金力や知識のない中小企業にとってはかなり大きなネックとなっています。

リモートワークツールの選び方と注意点

リモートワークツールの導入をする際には注意点があります。
選び方のポイントとも言える部分です。
それは、本格的に導入する前に実務者レベルで十分検討することと仮運用してみることです。
リモートワークで失敗するケースは、実際に必要なツールは導入したものの、「使いづらい」といった理由で活用されず、リモートワークがうまく浸透しないといったことです。
そういったことを防ぐためには、“実際に使える”リモートワークツールを導入することです。
具体的には、業務の実情に合ったものを選ぶこと、複雑なものではなく、IT知識に弱い方でも無理なく使えるものを選ぶということです。
この実情に合ったものを選ぶというのが、非常に難しいと言えます。
リモートワークツール導入者が、すべての部署の仕事を熟知していて、どのような機能が必要か把握しているというケースはほとんどないからです。
つまり、各部署に十分ヒアリングしたうえ予算等に応じていくつかのツールに絞り、各部署の代表者と集まって選んでいくといったステップが必要となるのです。
また、リモートワークツールのなかには無料トライアル期間を用意しているところもあります。
完全なリモートワークを展開する前に、一部在宅ワークなどにするなどして仮運用し、問題なく実行できそうか、もう1ステップを設けることが望ましいです。

web会議システム

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・製品名:Zoom
・対象企業:中小企業から大企業まで。
・初期費用:なし
・月額:1ライセンス月額2,000円~2,700円 ※別途オプションサービスもあり。
・無料お試し期間有無:なし
・無料プラン有無:あり(最大40分までのグループミーティングが可能)
・おすすめポイント:1対1から最大500名までのグループ会議が可能。スマホでもアプリを通じて接続可能なこと、クラウドサービスなど各種オプションサービスがあるのもポイント。そもそも知名度が高いので安心感もあります。
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・製品名:Teams
・対象企業:中小企業から大企業
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額500円~1,360円
・無料お試し期間有無:あり(1ヶ月)
・無料プラン有無:あり(60分間の会議、10GBのストレージ、無制限チャットなど。※期限なし)
・おすすめポイント:会議やチャット、クラウドストレージが期限無しで無料利用できるので、リモートワークツールとして使えるかしっかりと検討することが可能です。また、MicrosoftOffice365が入ったプランもあり、ビジネス全般をサポートするツールとなっています。

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・製品名:チャットワーク
・対象企業:中小企業
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額500円~960円
・無料お試し期間有無:あり(1ヶ月)
・無料プラン有無:あり(累計7グループチャット、1対1のオンライン会議、5GBストレージ)
・おすすめポイント:直感的に操作しやすく、あらゆる年代に受け入れられやすいのがポイント。グループチャットでも、さらにその中の特定の相手だけに向けたメッセージも可能でコミュニケーションが取りやすくタスク管理もできます。
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・製品名:V-CUBE ミーティング
・対象企業:中小企業から大企業まで
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額1,600円~2,200円 ※いずれも年間契約の場合 ※最低5IDの契約が必要
・無料お試し期間有無:なし。
・無料プラン有無:なし

・おすすめポイント:IDは会議を主催する方だけに必要だけであり、参加者にIDは不要なことから、利用方法によっては比較的安価に抑えることが可能です。また、利用についてのサポートが充実しているのもポイントです。

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・製品名:LINC Biz

・対象企業:中小企業
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額350円 
・無料お試し期間有無:なし
・無料プラン有無:あり(15チャンネルまで。外部ユーザーの接続は不可)
・おすすめポイント:ビデオ会議に特化したシステムで、低価格で使用可能なのがポイントです。ちなみに有料導入すれば外部ユーザーを招待することも可能です。

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コミュニケーションツール

・チャットワーク
ビジネスに特化したコミュニケーションツールです。
個別のチャットだけではなくグループチャットも行うことができます。
またメールでは送ることのできない容量の大きいデータも送ることができます。
その他にもタスク管理やファイルの共有ができるのでチャットワーク一つでビジネスに必要な基本的なツールがそろいます。
 
・製品名:チャットワーク
・対象企業:中小企業
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額500円~960円
・無料お試し期間有無:あり(1ヶ月)
・無料プラン有無:あり(累計7グループチャット、1対1のオンライン会議、5GBストレージ)
・おすすめポイント:直感的に操作しやすく、あらゆる年代に受け入れられやすいのがポイント。グループチャットでも、さらにその中の特定の相手だけに向けたメッセージも可能でコミュニケーションが取りやすくタスク管理もできます。
 
 
 
・Skype
根強い人気を誇るコミュニケーションツールといえばSkypeです。
チャットワークと同様にメールでは送ることができない容量が大きいファイルもSkypeなら送ることができます。
私も一対一のクライアントとやり取りをする時はSkypeを使うことも多いです。
またクライアントとの顔合わせや面接などに時にSkypeのビデオ通話を使用する事も多いので持っておいて損はないツールかなと思います。
 
 

・製品名:slack
・対象企業:中小企業
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額850円~1,600円 ※大企業向けのカスタマイズプランあり
・無料お試し期間有無:なし。
・無料プラン有無:あり(最大、直近の10,000件のコミュニケーションまで履歴として残すことが可能。ストレージは5GBまで。)

・おすすめポイント:チャンネルを追加することによりさまざまなプロジェクト管理が手軽にできます。機能的に足りない部分はサードパーティーのシステムを連携させることが可能なので、他のシステムを既に利用しており、継続したいという場合にもおすすめ。

 
 

クラウドストレージサービス

・One Drive
マイクロソフトが提供しているクラウドストレージサービスです。もちろん無料で使用できます。月額プランもありますが、無料でも十分です。
One Driveの良い所はマイクロソフトOfficeと連携している点です。
保存する際に保存先をOne Driveを選択することで簡単にクライドに保存することができます。
私はパソコンとタブレット端末を使って在宅ワークをしていますのでOne Driveを使ってファイルを共有させています。
 
・製品名:One Drive
・対象企業:中小企業から大企業まで
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額540円~1,360円 ※年間契約の場合
・無料お試し期間有無:一部プランにお試し期間あり
・無料プラン有無:なし ※ただし一般ユーザーむけの5GBまでのプランならあり
・おすすめポイント:Officeが利用できるタイプもあり、windowsユーザーにはとくにおすすめ。
また、バックアップ機能もあるので、万が一ファイルを削除してしまったときも安心です。
 
 
 
・Dropbox
こちらも人気のあるクラウドストレージサービスです。Dropboxにファイルを入れておくことで自動的に同期してくれるので「ログインして最新ファイルにする」という手間が省けます。
またクライアントと共有フォルダを作り、そこに納品するというスタイルも増えています。
 
・製品名:Dropbox Business
・対象企業:中小企業から大企業まで
・初期費用:なし
・月額:1ユーザー月額1,500円~2,400円(最低3ユーザーから)  
・無料お試し期間有無:あり(30日間)
・無料プラン有無:なし
・おすすめポイント:うっかり削除してしまったファイルを戻したり、前のバージョンに戻すことも可能。ダウンロードの無効化なども含めた保護や制限、外部共有のアクティビティの監査などもできるなど、リスク対策もばっちりです。
 
 

辞書ツール

・weblio
国語や英語の意味を検索できるサービスです。類語や対義語なども検索できるのでライターにはオススメのツールです。
私も記事を書く際に使用しています。

【URL】https://ejje.weblio.jp/

 

・製品名:weblio
・対象企業:中小企業から大企業まで
・初期費用:なし
・月額:無料、または330円
・無料お試し期間有無:60日間
・無料プラン有無:あり 
・おすすめポイント:無料でも十分便利なのですが、有料プランにすると広告が非表示になるだけでなく、単語帳への登録数が増えたり、語彙力診断テストが無制限に受けられるようになります。一般的な辞書ツールとしての使い方なら無料プランで十分と言えます。

 

気分転換に便利なツール

・YouTube
作業中にBGMをかけたり、休憩中に動画を見たり何かと便利です。
私は自分が集中できるBGMを探してプレイリストを作っています。
その音楽を聞くだけで仕事モードがオンになるのでオンオフの切り替えが苦手な人にもオススメです。
 
・製品名:YouTube
・対象企業:中小企業から大企業まで
・初期費用:無料
・月額:無料、または1,180円
・無料お試し期間有無:1ヶ月間
・無料プラン有無:あり
・おすすめポイント:音楽、お笑い、小ネタなど、ありとあらゆるジャンルの動画が揃うので、気分転換にはもってこいです。本来視聴料が発生してもおかしくないような勉強になる動画も。
 
 
 
 
・アイマスク
在宅ワークのほとんどがパソコンを使って行う作業です。
そのため目が疲れてしまいます。疲れ目が肩こりや頭痛の原因にもなりますし、集中力も低下します。
使い捨てのアイマスクもありますし、電子レンジで温めるタイプやUSBケーブルを使って電気で温めるタイプなど様々なアイマスクがあります。
私はUSBタイプのアイマスクを使用していて、とても重宝しています。
 

ツールの活用方法について

コミュニケーションツールを使った活用方法としてはこんな方法があります。

・社内で行われるイベント情報の通知
・社員のお祝いの共有
・出張などで社内にいない時の業務報告の確認など

しかしこれらを使ったことで、想定されている問題点もいくつかあります。

・対面してコミュニケーションを取ることが減少してしまう
・情報量が膨大になってしまうので必要な情報を探し出すことに時間がかかってしまう
・ツールからの通知が多くなってしまうので仕事に集中することができない

これらの問題点の対策点も導入と共に考えておかなくてはいけません。

クラウドソーシングサービスは、社外の人間に業務を委託することで社外の人間とやり取りをすることできる場ともなります。いろいろな人間とやり取りをすることで、社内の人間では思いもつかなかったアイデアを得ることができたりするので、業務の向上性にも繋がります。

しかし、「委託」することで発生すると考えられる問題として

業務委託報酬の金額で問題が起きてしまう
・やり取りがクラウドソーシングサービスのみなので、連絡を密にとることが出来なくなる恐れがある
・業務委託を依頼する人の人間性が見えないままの採用なので、慎重に選別する必要がある

これらの問題点をきちんと考慮しなくてはいけないのが、まだまだ企業にクラウドソーシングサービスが浸透していない原因であるかもしれません。

終わりに

無料で便利なツールをいくつかご紹介させていただきました。色んなツールを試し自分に合った便利ツールを見つけてください。