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個人事業主の確定申告で経費はどこまで認められる?

2018.09.19
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個人事業主は、毎年1回の確定申告が必要です。この確定申告、はたして経費はどこまで認められるのでしょうか。消耗品や、お茶など、個人事業主には細々とした支出がありますが、はたしてどんなものが経費として認められるのか、詳しくみていきましょう。

経費って何?

個人事業主になると、毎年1月1日から12月31日までの収支をまとめて、確定申告をしなくてはいけません。

確定申告において、収支から金額を減ずることができるのは、控除額と経費です。経費とは、業務上に生じた支出のことで、業務に必要な経費であることから、必要経費と呼ばれています。

この支出をきちんと帳簿に記載しておくことで、適正な税額が算出されることになります。

それでは、どういったものが経費として認められるのでしょうか。特に自宅を事務所として開業している個人事業主にとっては、公私の区別がつかない部分もあります

はたして、どこまで経費として認められるのか、順を追ってみていきましょう。

こんな支出が経費になる

どんなものが経費に該当するのか、勘定科目別にみていきましょう。

もっとも一般的なのが、消耗品でしょう。これは、消耗品費として業務上必要な消耗品が計上できます。

たとえば、プリンター用のインク、プリンターの用紙、筆記具、スリッパ、せっけん、扇風機、掃除機、机、手帳、電池、時計、ノート、表札の製作費、ファイル、封筒、パソコン(30万円以下のもの)などが該当します。

少し紛らわしいのが、専門書などの書籍ですが、これは消耗品費ではなく、新聞図書費という科目になります。

雑費という科目がありますが、これは、事務室に飾る生け花、事務室にあるテーブルクロスやカーテンのクリーニング代、取材先への謝礼金、事務所に置かれたテレビの視聴料などが該当します。

業務に使う携帯電話代は、何に該当するのでしょうか。これは通信費になります。

通信費は、他にインターネットのプロバイダー契約料,郵便代、切手、宅配代、電話料金などが含まれます。

打ち合わせで、お茶などを出すことがあると思いますが、これは、会議費という科目になります。

会議費は他に、喫茶店での打ち合わせ費用や、打ち合わせ用の資料作成費も含まれます。

事務所を運営するにあたっては、広告が必要になる場合があります。広告に関する費用は、広告宣伝費に分類されます。

広告宣伝費には、インターネットへの広告料、会社案内製作費、カタログ製作費、事務所名入りカレンダー製作費、看板製作費、求人広告費用、協賛金、ダイレクトメール発送、年賀状、新聞の折り込み広告代、名刺製作費などが含まれます。

打ち合わせ用に出すお茶は会議費ですが、従業員が飲むお茶は、福利厚生費になります。福利厚生費は、従業員の福利厚生に関する費用です。

事務所で慰安旅行をやれば、これも福利厚生費になります。この他、事務所内用の菓子、歓送迎会費用、制服のクリーニング、従業員の資格取得への費用、従業員の定期健康診断などか含まれます。

職業によっては、同業者の団体に加入が義務付けられている場合があります。あるいは、地域の商店組合に加入する場合もあるでしょう。そうした会費は、どんな科目になるのでしょうか。これは、諸会費という科目に該当します。

扱いが難しいのが、接待交際費です。あくまで取引に必要な飲食代に限定されていますから、公私の区別をきちんと使い分ける必要があります

接待の目的であれば、飲食をはじめ、ゴルフのプレー代や取引先との旅行も接待交際費に含めることができます。

給料は経費になるの?

給料は、経費として認められるのでしょうか。

まず、個人事業主自身には、給料という概念はありません。事業収益の中から、必要に応じて生活費などを引き出す形になります。したがって、事業主が私用で使うお金は、経費にはなりせん。

従業員やアルバイトへの賃金は、給与賃金という科目に分類され、経費として認められます。

難しいのは、家族が従業員として働いている場合の賃金の扱いです。経費として認められるためには「青色事業専従者給与に関する届出書」を提出する必要があります。

ただし、届け出を出せばだれでも認められるというものではありません。専従者と名付けられているとおり、兼業をしていると認められません。専従者と認められるには、以下の条件に該当する必要があります。

  • 個人事業主と生計をともにしている
  • 15歳以上の家族や親族
  • ほかの仕事をしていない
  • 確定申告者の配偶者控除や扶養控除の対象外である
  • 6カ月以上事業に従事している

年収が100万円を超える専従者になると、税務署からどのような業務に従事しているのか、問い合わせがある場合があります。給与額の設定は、業務内容に見合ったものにするよう心掛ける必要があります。

領収書をきちんと整理しよう

確定申告の根拠となった領収書は7年間の保存義務が課せられています。万が一税務調査があった場合でも、支出の根拠をきちんと説明できるよう、領収書はきちんと整理したうえで、しっかり保存しておきましょう。

そのためには、なるべくシンプルな保存方法がいいでしょう。たとえば、フラットファイルを活用すると便利です。

ノートに穴をあけて、予めフラットファイルに綴じておきます。レシート類や小さいサイズの領収書は、このノートに糊付けしていきます。

A4サイズやそれに準じる大きさの領収書であれば、ノートの上に重ねて直接フラットファイルに綴じていけばいいのです。

肝心なことは、できるだけ時系列に沿って保管していくことです。そうすることで、帳簿と照合することが容易になります。

領収書はどのような形式のものがいいのでしょうか。実は、形式には、それほどこだわらなくてもいいのです。

通常の消耗品であれば、レシートで十分です。スーパーなどで私用と一緒に購入した場合は、該当する商品にマーカーを入れて保管しておきましょう。

ただし領収書の場合は、あて名はなるべく正確に書いてもらいましょう。もちろん「上様」であっても、内容が経費と認められれば支障はありませんが、あて名がある方が望ましいのはいうまでもありません。

クレジットカードで購入した場合は、毎月カード会社から発行される明細書を活用します。

旅費などは、交通系のICカードを利用したのであれば、発行会社のサイトにアクセスをして記録を保存しておきましょう。サイトから引き出せる期間が限定されているので、できる限り毎月サイトにアクセスをして月単位で残しておきましょう。

明らかに必要経費ではあるが、様々な事情で領収書がもらえなかった場合は、出金伝票を切る方法があります。これは市販のものか、エクセルを利用して自分で作成することもできます。

業務上の付き合いの冠婚葬祭に要した費用や近郊に電車で出かけて現金で支払った場合などは、日報と合わせて出金伝票を保管しておけば、税務署に対しても根拠の有る説明ができます。

まとめ

ここまで、個人事業主の確定申告で経費はどこまで認められるのかについてご説明をしてきましたが、いかがだったでしょうか。

自宅を事務所にしている場合、光熱費や通信費を経費に含める際には、明確な根拠をもって負担金を配分する必要があります。自家用車の経費やガソリン代なども同様で、私用に全く使用していない場合を除き、100%分を経費に計上することは認められません。

その他の経費についても同様で、公私の区別がつきづらい支出はたくさんあります。だからといって経費として計上することをためらうのではなく、根拠ある比率で計上すれば認められるのですから、業務に使用しているものであれば計上していきましょう。

確定申告は、わざわざ税務署まで出向かなくても、郵便やインターネットで行えるようになりました。それだけに、申告者の管理責任が増してきたということが言えます。

現金出納帳を日々きちんとつけるとともに、領収書もきちんと整理をして、7年間しっかりと保存しておきましょう。

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