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在宅秘書にチャレンジしてみよう!

2018.10.05
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秘書とは、「個人や会社、団体などの要職にある人に直属して、機密事項や付随事務を取扱う職務」です。直属の上司などが重要な業務に集中できるようサポートをする役目ですが、最近この秘書業務を在宅で行う、在宅秘書が増えてきています。在宅秘書は、一日1~2時間勤務すれば良いというケースが多い一方で、必要なときはメールや電話などで常時対応することが可能な状態であることが好ましいという、特殊な勤務スタイルです。

そのため、「一日長時間の勤務は難しいけれど、家にいる時間が長い」という主婦にとってはちょうど良いスタイルかもしれません。それでは、在宅秘書とはどのような仕事なのでしょうか。仕事内容、気になるお給料、デメリットなど、順にみていきましょう。

雇用主は個人事業主やフリーランス

「Webの投稿・編集をする時間がとれない」「資料作成を誰かに即時対応してもらいたい」「書類作成が多く、肝心な営業に時間があまりとれない」などといった悩みを持つ個人事業主やフリーランスが、自分の仕事の付随事務をしてくれる在宅秘書を求めているケースが多く見られます。

秘書を一人、自分の近くで雇う場合、執務スペースの確保や交通費、社会保険や福利厚生の手続きなどが必要となるのが一般的ですが、在宅秘書であれば、そういったものは不要となり、コスト削減にも繋がります。また、フルタイムで雇うまでではないけれど、一日1~2時間程度の作業はしてほしいといった場合、育児や家事の合間に対応することが可能な主婦層にも対応してもらえる可能性が高まります。こういった観点から、今、個人事業主やフリーランスの間で、在宅秘書を募集する人が増してきているのです。

在宅秘書の仕事内容

在宅秘書の仕事内容は、雇用主の仕事の付随事務ですから、多岐に渡ります。基本的には、通常の秘書業務のうち、オンラインで行うことができる仕事のみ請け負うかたちになります。

具体的には、電話やメールの対応、顧客対応、商品の発送・梱包・入金確認、資料送付や請求書・領収書等の書類作成業務、宿泊予約、スケジュール管理、資料作成、サイトの記事投稿・軽微な変更、そしてデザインができる人ならヘッダー画像やボディー画像の作成を任されることもあります。

ワードやエクセル等の基本的PCスキルに加え、HTMLやCSSなどの知識、翻訳経験や英語力などが必要とされるケースも少なくなりません。

とは言え、特殊なスキルや知識を必要としている場合でなければ、自宅にネット環境が整っており、基本的なPCスキルがあれば、誰でもチャレンジしてみることは可能でしょう。在宅秘書の仕事で必要なのは、雇用主から仕事の依頼などがあった場合に即時対応できること、そして、雇用主が働きやすいように工夫をして自ら動くことです。分からないことがあれば自分で調べて解決をする、雇用主とのコミュニケーションを大切にすることなども重要です。当然ながら、基本的な社会人としてのビジネスマナーも必須です。

在宅秘書にチャレンジするには

では実際に「在宅秘書をやってみよう」と思ったら、どうすれば良いのでしょうか?

手っ取り早く、一般的な方法は、在宅秘書代行会社(オンライン秘書代行)やクラウドソーシングサイト等で求人を見つけることです。ママワークスのように在宅ワークに特化したサイトであれば、在宅秘書の求人も容易に見つけることができるでしょう。その際、勤務時間や勤務曜日も選択できる場合が多いので、応募の際は自分の要望をしっかり伝えておくことが大切です。もし子育て中で、子どもの急な熱などで対応できなくなる可能性があるのならば、その旨も伝えておきましょう。

気になるお給料ですが、時給制と月給制の2タイプが主になります。時給制であれば、一時間1,000円程度が相場です。月給制であれば、月5万~8万程度が多いようです。少し物足りなく感じるかもしれませんが、出社する必要がないという点はメリットですし、副業あるいは主婦の方のお小遣い稼ぎであれば、十分ですね。

主婦の方の中には、「結婚あるいは産後、仕事を辞めて子育てに専念しているけれど、いずれまた仕事に就きたい」と思っている方も少なくないでしょう。そういった場合に、自分のキャリアを少しずつでも積むため、また社会との繋がりを保つため、在宅秘書を始めてみるというのも良い選択かもしれません。

収入アップのコツ

在宅秘書のおおよその給料は既述の通りですが、給料をアップしてもらうコツがありますので、ご紹介しましょう。

基本的に、与えられている業務にプラスアルファで、付加価値のある仕事ができれば収入アップの交渉が可能なのですが、例えば翻訳。英文の書類などの翻訳は、外注すればかなりのコストになりますが、在宅秘書にそれが対応可能なのであれば、雇用主にとっては経費削減になります。語学レベルにもよりますが、翻訳の対応が可能であれば、基本給に上乗せしてもらうことも可能でしょう。

次に、プログラミングやWebデザインなどのITスキル。中小企業がHP制作・保守、システム構築、ブログ更新などを自力で行うのは難しく、外注するケースが多いですが、こちらも巨額のコストがかかります。一方、在宅秘書にプログラミングなどの知識・経験があり、外注した場合と同様の結果が出せるとしたら、例えば外注見積もりで120万円であれば、60万円ほど基本給に上乗せしてもらうよう交渉することが可能でしょう。

セキュリティ関係、コンプライアンス関係、決済関係、税務関係も同様です。会社を今後大きくしていきたい社長にとっては、これら全てを整える必要があり、そのためには社労士や税理士を雇わなければなりません。在宅秘書に、こういった知識や経験があり、経費削減になったとしたら、十分、収入アップの可能性があります。

このように、過去の職務経験や資格、スキルなどを在宅秘書の業務に活かすことができれば、収入アップを目指すことができます。また、現時点でこのようなスキルがなくても、これから勉強をして資格取得などに務め、仕事をしながら実務経験を積み上げていくことも可能ですね。

在宅秘書のデメリット

それでは、在宅秘書のデメリットというのはあるのでしょうか?

【雇用主との関係性】

既述のとおり、雇用主は個人事業主やフリーランスの方であり、大企業の社長ではありません。しがたって、雇用主と在宅秘書の(心理的な)距離感が非常に近くなり、個人的な繋がりも強くなります。雇用主との関係がうまくいっている場合は良いのですが、一度信頼を失うなどして関係性が壊れてしまうと、最悪の場合減給や解雇といったケースも考えられます。価値観の相違や性格の不一致の可能性も十分に考えられますので、可能な限り採用の前段階で、愛称が合いそうかどうかの判断は必要でしょう。直接顔を合わせての面接はなくても、スカイプや電話での面談が設けられている場合が多いため、それを有効活用しましょう。

【不安定な雇用関係】

大企業に入社する場合と違い、強固な雇用契約の締結がなされない場合も多く、その分雇用関係は不安定になりがちです。給料の支払いの遅延・未払いといったトラブルも考えられますので、そういった点も考慮しておきましょう。

【不規則な勤務時間】

勤務時間などは自分で選択できる場合が多いと記述しましたが、個人事業主やフリーランスの場合、その勤務時間は不規則で、それに合わせる在宅秘書の勤務時間も不規則になることが考えられます。勤務開始前に、自分が対応できる曜日や時間帯について、雇用主に前もって確認しておくことをお勧めします。

【必要諸経費】
交通費、通信費、光熱費など必要諸経費は請求できませんので、自己負担になるということも、念頭に置いておいてくださいね。

海外在住の人にもチャンス!?

実は在宅秘書の仕事は、日本国内在住の人のみならず、海外在住の人にも応募可能なことが多いのです。もちろん時差などの問題もありますが、在宅ワークですので出社する必要がないため、海外にいても仕事はできるのです。実際に海外在住の女性が在宅秘書として活躍しているという話もよく耳にします。

海外在住の場合、住んでいる国によっては、時給1,000円程度でも現地の貨幣にすると価値が上がりますので、とても効率的に稼ぐことが可能というメリットもあります。

さいごに

在宅秘書という仕事について、理解は深まりましたでしょうか?

副業を探している人、在宅ワークを検討している主婦の方や海外在住の方などは、チャレンジしてみてはいかがでしょうか。雇用主と二人三脚で会社を大きくしていく醍醐味を感じながら仕事ができるかもしれませんね。大企業の社員では味わうことのできない、責任のある仕事も任せられるかもしれません。

長期的に安定した収入が得られるチャンスを、お見逃しなく!

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