【事務経験あり】とは？ 定義や事務職の仕事の内容などをご紹介
求人情報などで「事務経験のある方歓迎します」などの文言をよく見かけますよね。この事務経験とは、どの程度のことを言うのでしょうか？
今回は、その事務経験がどういったものを指すのか、また、仕事の内容や収入などをご紹介します。
そもそも事務経験とは？
そもそも「事務経験」とは、どの程度の仕事、期間を指すのでしょうか？
明確な定義はありませんが、一般的には「2年間、事務の実績がある」方であれば、事務経験ありと見なされるようです。
ただし、仮に事務経験が1年であったとしても立派な実績ですので、堂々と「事務経験あり」と伝えて問題ありません。
そして一口に事務と言っても、その仕事内容は幅広く、会社によっても異なります。営業事務や経理事務もあれば、データ入力のような単純作業や秘書のような仕事など、さまざまです。
採用でのミスマッチを防ぐためにも、履歴書には前職の具体的な仕事内容、使用したパソコンソフトやスキルについて詳細に書く必要があります。
また、現在はどのような業種でも、事務の仕事にパソコンは欠かせません。よほど特殊な会社でない限り、全くパソコンを触らない事務職というのはあり得ないでしょう。
ですので、「事務経験はないがパソコンが使える」という方であれば、未経験でも採用に結び付きやすいと言えます。
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事務の主な仕事
次に、主に事務と言われる仕事にどのようなものがあるのか、見ていきましょう。
- 一般事務
社内での幅広い事務作業に関わります。具体的には、資料作成、来客・電話応対、備品発注、郵便物の仕分け、データ入力などを行います。
ただし、上記業務も会社によって任される内容はさまざまです。例えば、営業のプレゼン資料の作成をすることもあれば、見積・請求書の作成、会議の議事録の作成をすることもあり得ます。
大きい会社だと仕事が細分化されているので、決まった業務以外を任されることは少ないでしょう。一方、小規模な会社になればなるほど、色々な仕事を任される傾向があります。
特に「一般事務」に応募する際は、会社の規模や配属される部署、どのような仕事を任せられるのか、しっかりチェックしておく必要があります。
- 営業事務
営業事務は、営業社員のサポート・バックアップを行い、一般事務よりも業務内容が絞り込まれた事務と言えます。
作成するのは、見積書・契約書・発注書・納品書・請求書といった、売り上げに関する一連の書類です。
これらはお客様に提出する書類ですので、少しのミスも許されません。パソコンスキル以外にも、作業の正確さ、細かな確認ができる丁寧さが求められる仕事です。
また、お客様からの問い合わせ対応も営業事務の大事な仕事。問い合わせの内容次第で営業社員に取り次ぎ、簡単なものであれば自ら回答します。
その他、顧客管理や在庫管理も営業事務が担当することがほとんどです。
- 経理事務
経理事務は、会計の基礎知識を必要とする、やや専門性の高い事務です。
具体的な仕事内容は、社員の経費・交通費精算や伝票の起票、請求書発行、銀行振り込み、給与計算、決算処理などです。
経理事務は細かな作業が膨大にありますが、会社によっては顧問契約している会計士・税理士に外注していることもあるので、全てを担当するとは限りません。
また、たいていの会社は弥生会計などの会計ソフトを仕様しますが、パソコンが使える方であれば、操作はそれほど難しくはありません。毎月ほぼ同じ処理が発生するので、ルーティーン作業が多い仕事でもあります。
給与計算についても、専用のソフトを使って自動計算をするので、ミスがないかきっちりと確認できれば、初心者でも問題ないでしょう。
- その他事務
一般的に、求人情報に出てくる事務は上記になりますが、例外として「その他事務」というものもあります。
例として、病院内で受付や診療報酬の計算を行う「医療事務」や、輸出・輸入に関する手続きを行う「貿易事務」などが挙げられます。
医療事務や貿易事務は専門性の高い仕事で、一般事務や営業事務の仕事とは全く異なりますので、応募の際は注意が必要です。
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収入はどのくらい？
次に、事務職の収入がどのくらいなのかを見ていきましょう。
他のパート・アルバイトと比べて事務職は時給が高めです。また、派遣だとさらに時給が高くなる傾向があります。
マイナビキャリレーションの調査によると、一般事務の平均時給は1,447円、平均月収は217,502円だそうです。（2017.2.20時点）
確かに、正社員（もしくは派遣社員）で事務のスキルをお持ちの方であればこのくらいの収入にはなるでしょう。ただし、事務職の収入は会社の規模や業務内容によって幅があります。
パートであれば時給1,000円前後という求人がほとんどです。また雇用形態についても、事務職は契約社員やパート、派遣が多く、正社員で求人を出しているところはなかなか見つかりにくいでしょう。
しかし、製造業や接客業などのパートと比べると高時給が見込めますので、おすすめの職種と言えますね。
どうすれば事務経験を積める？
今現在、事務経験が全くないという場合、どのように経験を積めばいいのでしょうか？
てっとり早いのは、修業のためにどこかの会社にパート・アルバイトとして入社することですが、これはあまりおすすめできません。
というのも、最初から辞める前提で入社するというのは、会社にとっても本人にとってもマイナスになるからです。
会社からすると、短期間で辞められるとまた採用をしなければならないので、余計な労力とコストがかかります。
本人にしてみても、短期間で辞めてしまうと履歴書に「負の歴史」として残ってしまいます。いくらステップアップのためとは言え短期間で辞めた実績があると、次の採用で良い印象を持たれません。
事務経験を積むためのおすすめの方法としては、「必要なスキルを身に付ける」ということです。これは事務経験を積むというよりも、事務職に就くための準備になります。
必要なスキルというのは、具体的には「パソコンスキル」「ビジネスマナー」「コミュニケーションスキル」です。
まずパソコンスキルは、事務職に最も必要とされるスキルと言えます。
これは独学でも学べますし、短期間で身に付けたい場合は、パソコンスクールやハローワークが実施している職業訓練に参加するといいでしょう。
パソコンスクールや職業訓練の場合、就職の相談や会社紹介までしてくれるので、特におすすめです。
ビジネスマナーについては、会社員としての実務経験がない場合、最低限のことは書籍やインターネットで勉強しておきましょう。
もしくは、ビジネスマナー検定や秘書検定のような資格を持っているとアピールになりますので、挑戦してみるのも一つの手ではあります。
最後に、コミュニケーションスキルです。これは、お客様を始め社内のあらゆる人間と接する事務職にとって不可欠なスキルとなります。
パソコンやマナーのように勉強して身に付くものではないので、履歴書と面接でアピールしましょう。
前職での経験や、家族・友人とのエピソードなど、「周りの人間とのコミュニケーションを大切にしている」ことを訴えます。
また、面接官は面接中のやりとりも重視していますので、表情や相槌なども意識して、好印象を持ってもらえるように工夫しましょう。
まとめ
以上、「事務経験とは何か」をメインに、事務という仕事についてさまざまな角度からご紹介しました。
未経験から事務職を目指す方に、少しでも参考になれば幸いです。
実際には、「未経験者歓迎」で事務職を募集している会社も数多くありますので、ぜひチャレンジしてみてくださいね。
事務の仕事探しには「テンプスタッフ」がおすすめです。未経験から挑戦できる一般事務や、専門性の高い事務など、一人一人の希望に合った仕事が見つかりやすいでしょう。不安や悩みがあれば担当者へ相談できるので、まずは登録して面談を予約してみてはいかがでしょうか。
