カスタマーサポートに役立つ☆実用的な英語のビジネス文書をご紹介します！

突然ですが、皆さんは、英語は得意ですか？私は恥ずかしながら、かなり苦手です。

自分でも英語が不得手であることをちゃんと自覚しています。留学経験はありますが、履歴書に書けるほどの英語力が全くないので、履歴書に留学のことを書いたことはありません。

ただ世界的な動きとしては、今や各国が地球を通り越して宇宙へと進出しようとしており、民間人が月旅行に行くことができる時代。

このよう時代ですから、企業が世界進出をするのは当たり前のこと。もっと言ってしまえば、個人単位で輸入をし、ネットショップを開いている民間人すら珍しくない時代です。

一方、日本人の英語力は上がっているかと言えば、下がっている訳ではありませんが、断然上がっている感じでもありません。

つまり多くの日本人は、相変わらず英語に対して苦手意識を持っていると考えられるのです。

そこでここでは、この国際社会とネット社会から考えて最も実用的な英文のビジネスメールをご紹介します。

日本のビジネス文書が、例えば「拝啓」から始まって「敬具」で終わるのが一般的であるように、英語ビジネスメールにも基本的なきまりはあります。

ここではそれらについてお伝えします。

【時候の挨拶は不要】
日本のビジネス文書の場合、「拝啓」のあとに時候の挨拶を入れるのが一般的。しかし英文のビジネスメールにはそれはいりません。
英語のビジネスメールの場合、もっとも大切なことは、「用件を簡潔に伝えること」になります。そのため、時候の挨拶はなしで、まずは謝意から始めるのが一般的です。
日本のビジネス文書にもみられる「この度はお電話をくださり、誠にありがとうございました」が、それにあたります。

【省略語は使わない】

私自身、英語といえば「APEC」「SEO」「EU」など、省略語をかなり使っているイメージがありました。
しかし、自分から英語のビジネスメールを送る場合は、省略語はあまり使用しないほうがいいです。
ただ、日本人全員が「拝啓〜敬具」で文章を書かないように、外国人の方たちも、ビジネスメールで省略語を使う方は当然いらっしゃいます。

 ここでは知識として知っておいたほうが良い省略語をご紹介します。

■ASAP= as soon as possible（できるだけ速やかに）
■BTW= by the way（ところで）
■FYI= for your information（ご参考までに）
■MSG= message（メッセージ・伝言）
■NRN= no reply necessary（返事は不要）
■PLS= please（お願いします）
■REQ= request（要求）
■TNX= thanks(ありがとう）
■TTYL= talk to you later（後でまた話しましょう）

既述の通り、英語のビジネスメールには、時節の挨拶はありません。しかし、日本の「前略〜早々」にあたる「起筆」と「結語」にあたる文言はあります。ここではそれらの事例を挙げます。

【起筆の例】
■Dear Mr. Smith,
ビジネス文書の場合特に、相手の姓だけを使うのが一般的です。ここで気をつけなければならないことは、「女性の場合」。
女性を表す言葉として、「Mrs.」「Miss」「Ms.」がありますが、近年では、既婚や未婚を表す「Mrs.」や「Miss」を用いず、「Ms.」を用いることが多いです。

「Ms.」を用いるほうが無難でしょう。ただよく知っている懇意な人物に対して出す場合は、「Dear George,」のようにファーストネームを使ったほうがいいでしょう。

【結語の例】
■Sincerely yours
おそらく中学校の英語でも習ったと思いますが、知っている相手にも、よく知らない相手にも使える言葉なので、使い勝手がいい結びの言葉です。

■Best,
ファーストネームで呼び合えるような、よく知っている人に対して使う結びの言葉。

■Yours truly,
改まった感じの結びの言葉になります。

英語のビジネスメールは、既述の通り、書き出しが決まっていません。とにかく可能な限り、「要件をわかりやすく簡潔に伝える」ようにしましょう。

【アポイントメントの申し込み】

Would it be possible to visit your office on July? 
I would like to talk about the progress of the X project.
If this date is inconvenient could you please suggest another date and time?
We look forward to hearing from you.

訳：7月にあなたのオフィスを訪問することは可能でしょうか？
Xプロジェクトの進捗状況についてお話したいと思います。
もしこの日のご都合が悪ければ、別の日時をご提案いただけますか？
ご連絡をお待ちしています。

日本のビジネスメールでは、何かしら“ワンクッション”おきますが、英文のビジネスメールでは、直球で要件に入るのが特徴。

【アポイントメントの調整】
Thank you for your e-mail dated June 25.
I am afraid that I am unable to meet with you on July 1, because my schedule is tight.
Would it be possible for you to come to our office at 11 a.m. on July 2?
I look forward to your prompt replay.

訳：6月25日に電子メールをありがとうございました。
7月1日はスケジュールが詰まっており、お会いすることができません。
7月2日の午前11時にオフィスに来ていただけますか？
お返事をお待ちしております。

【アポイントメントのキャンセル】
I am very sorry to tell you that I will be unable to meet with you on July 2 due to unavoidable business commitments.
I tried to contact you by phone to apologize for this, but you were out of the office.
Would it be possible to reschedule our meeting for July 3?
If July 3 is inconvenient for you, could you let us know a date and time convenient for you?
I will adjust my schedule to accommodate yours.

訳：大変申し訳ございませんが、7月2日はやむを得ない仕事のためにお会いできません。
謝罪をするためにお電話を差し上げましたが、ご不在でした。
7月3日に変更していただくことは可能でしょうか？
7月3日のご都合が悪ければ、いつの何時ならご都合がよいか教えてくださいますか？
あなたの予定に合わさせていただきます。

【アポイントメントの確認】
I am writing to confirm a meeting in your office at 3 p.m. on July 3.
If there is any change regarding the meeting, please contact 090-1234-5678.
We look forward to seeing you.

訳：7月3日午後2時に貴社での会議の確認をさせていただいています。
打ち合わせに関して何か変更がございましたら、090-1234-5678へご連絡ください。
お会いできることを楽しみにしております。

 【お礼のメール】 
Thank you very much for your hospitality during your stay in Washington.
I really enjoyed talking with you and it was a very fruitful business trip.
I hope to return in the near future and hospitality in Japan.
I am looking forward to seeing you again.

訳：ワシントン滞在中のおもてなし、どうもありがとうございます。
あなたとお話できてとても楽しかったですし、とても実りのある出張旅行でした。
近いうちにお返しとして、日本でおもてなしできればと思います。
またお会いできることを楽しみにしております。

こちらもどこの国でもそうですが、お礼メールは早く送って、感謝の気持ちを伝えましょう。またその際、お礼を述べるだけでなく、そのとき感じたことを伝えるといいでしょう。

英文のビジネスメールでの資料請求は、どのような文面にすればいいのでしょうか？また資料を受け取ったときは、どのような内容で送ればいいのでしょうか？

 ここではそれらについてご紹介します。

 【資料請求のメール】
We are Japanese wholesale company, specializing in garments and general merchandise.
We are very interested in your rain boots.
Could you please send us the latest catalog and price list?

Our address
1-1-1 Chuo Motomachi Adachi-ku, Tokyo
mama works Co., Ltd.
Yumi Saito Sales Dept.
Phone: 03-3889-1256
FAX: 03-3889-1247
http://www.mama-works.co.jp

訳：弊社は服飾雑貨用品を専門にする日本の卸問屋です。
弊社は貴社のレインブーツに非常に興味があります。
最新のカタログと価格表を送っていただけませんでしょうか？

弊社の住所
東京都足立区中央元町1-1-1
株式会社　ママワークス
販売部  斉藤由美
電話：03-3889-1256
FAX：03-3889-1247
http://www.mama-works.co.jp

【資料の受け取りメール】
Thank you for sending the latest product catalog, price list, product sample.
We received them today. I was impressed by the high quality of the sample.
I will show them to our purchasing manager this afternoon.
After we review them, we will get back to you.
I appreciate your quick response.

訳：最新の製品カタログと価格表、製品のサンプルをご送付くださり、ありがとうございました。
本日受領致しました。
製品の品質の良さに感動しております。
本日午後に購買部マネジャーに見せることになっています。
検討後、ご連絡させていただきます。
迅速なご対応に感謝致します。

例えば日本のビジネスメールでも、長期休暇のお知らせやその際の不在のお知らせ、事務所移転のお知らせなど、さまざまな対外的告知を行なっていることと思います。

ところで英語のビジネスメールでは、それらはどのように書けばいいのでしょうか？ここではそれらについて、ご紹介します。

 【不在のお知らせ】
I will be out of the office on a business trip to New York from September 7 through September 17.
During this period, I will not be able to check my e-mail regularly.
If anything urgent comes up, you can call me on my mobile phone at 080-1234-5678.
My coworker Nao Sato will fill in for me during this period.
She will be able to answer any questions and handle any issues that arise.
I would appreciate your cooperation.

 訳：私は9月7日から9月17日まで、ニューヨークに出張するため、社内にはおりません。
この期間中、私は定期的に自分のメールをチェックすることができません。
緊急の場合は、 携帯電話の080-1234-5678でお願いします。
私の同僚である佐藤奈緒が、この間、私の代理をします。
彼女は、質問や疑問にお答えすることができます。
ご協力いただければ幸いです。

 【長期休暇のお知らせ】
Please note that mama works Co, Will be closed from December 30 to January 4 for our regular company New Year holiday.
Our office will reopen for regular office hours on January 5.
If any urgent matters arise during this holiday period, please feel free to call us toll-free at 0120-345-762900 or email us at info@mama-works.co.jp.
We would appreciate your understanding and cooperation.

訳：株式会社ママワークスは年間カレンダー、新年の休日に基づき12月30日から1月4日までお休みをいただくことをご連絡申し上げます。
1月5日は通常通り、営業をさせていただきます。
この期間中に緊急の用件が発生した場合は、フリーダイヤル0120-345-762900にお電話くださるか、info@mama-works.co.jp宛にメールをください。
ご理解とご協力をお願い申し上げます。

 【事務所移転のお知らせ】
I am pleased to inform you that mama works Co., Ltd. will be moved to the following address on March 31.
Address: 1-1-1 Kabukicho Shinjuku Tokyo, 123 – 4567
The new phone number and fax number are as follows.
Phone: 03 (1234) 5678 FAX: 03 (9876) 5432
My e-mail address will remain the same. Would you please change your address book accordingly?
Our new office is located more conveniently than the present one.
You are welcome to visit our new office. We look forward to continuing our good working relationship.

訳：3月31日付で株式会社ママワークスは、下記の住所に移転いたしますことをお知らせ申し上げます。
住所：〒123-4567  東京都新宿歌舞伎町1-1-1
新しい電話番号とファックス番号は、下記の通りです。
電話：03（1234）5678
FAX：03（9876）5432
メールアドレスは今と同じです。住所をご変更願います。
弊社の新事務所は、現在の場所より便利です。
移転先に訪問されることを歓迎致します。
これからも良好な業務関係を続けられますことを望んでおります。

資料請求をして見積書を出して貰うと、いよいよ発注になります。ただ発注に関わる事項はいろいろあると思います。
例えば注文のキャンセルや商品の未着、間違った品物が送られてきたり、品質不良だったり、さまざまな事態が想定できます。

 ここではそれらについてご紹介します。

【発注】
Thank you for your Quotation No.5678 dated April 5.
We have reviewed your quotation and would like to place an order for the Item No.986 and Item No.357.
Attached is Purchase Order in PDF format.
Please confirm receipt of purchase order form. Thank you in advance.

訳：4月5日付のお見積番号5678をありがとうございます。
お見積書を検討致しまして、品番986と品番357を発注させて頂きたいと思います。
PDFフォーマットで発注書を添付しております。
購買注文書の受領をご確認ください。よろしくお願い致します。

【注文のキャンセル】
Thank you very much for notifying us of the foreseen delay in delivery.
We are forced to cancel the order for Item No.456 that we placed on March 20,because we definitely need the order by April 5.
Actually,we have found another supplier which can deliver our order by the delivery date we requested.
I hoop you will understand this situation.
We apologize for any inconveniences this cancellation may cause.

訳：注文の配達が遅れそうになるとのお知らせを、ありがとうございます。
3月20日に注致しました商品番号456が4月5日までに必要なのでキャンセルせざるを得ません。
実際には、私たちが要求した納品日までに注文を配送できる別のサプライヤーを見つけました。
この状況をご理解いただければと思います。
このキャンセルでご迷惑をおかけするかもしれないことをお詫び申し上げます。

【間違った品物の到着】
We received the shipment today, but the wrong items were sent.
Upon checking the contents, we found that Item No.787 was delivered instead of No.788.
Our business relationships with our retailers may be affected unless you deliver them by June 15.
Please arrange delivery of the correct items to us at your Invoice No.345.
I have attached copies of our Order No.8509 and your Invoice No.345.
Please give us instructions for returning the wrong items.

訳：本日配送品を受領しましたが、間違った商品が送られてきました。
中身を確認したところ、商品番号788ではなく商品番号787が届いていたことが判明しました。
6月15日までにご配送くださらないと、小売業者と弊社との関係が悪くなります。
注文商品が6月15日までに貴社払いで届くようにお手配くださらないでしょうか？
弊社の注文番号8509、貴社の送り状345のコピー添付させていただきます。
間違った商品を返品する際の指示をお願いします。

人生にはさまざまな事柄があります。例えば、結婚・転居・ご不幸など、本当にいろいろです。ただそのような場面に巡り合わせる機会は、正直、さほどありません。
そのため、母国語である日本語でさえも、自分の気持ちを伝えることが難しいと感じている方は意外と多いようです。ましてや英語になってくると、その機会はますます減ってきます。
しかも、ビジネスメールとして、どこまで表現を丁寧にすればいいのか分からないので、ビジネスメールを送付すること自体、さじを投げそうになるかもしれません。

ここでは上記の英語のビジネスメール文をご紹介します。

【パーティーへの出席の通知】
Thank you very much for your invitation to the 20th anniversary party.
I am pleased to accept your kind invitation,and my wife will accompany me.
It is an honor to be able to celebrate this memorable occasion with you.
I look forward to meeting all of you at the party.

訳：20周年記念パーティーにご招待くださり、ありがとうございます。
喜んでご招待をお受けいたします。妻も一緒に参加させていただきます。
このような記念すべき日をみなさまとお祝いすることができて光栄です。
パーティーで皆様とお会いできることを楽しみにしています。

【パーティーへの不参加通知】
I appreciate your kind invitation to the 20th anniversary reception.
I am sorry that we will not be able to attend the party due to my business trip to Singapore.
I wish your company every success in the future.

訳：20周年記念パーティーへのご招待、ありがとうございます。
シンガポール出張のためにパーティーに出席できないのが残念です。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げております。

【病気見舞い】
I am sorry to hear that you were hospitalized due to a sudden illness.
I am worried that you may have because sick because of working too hard on our joint project. I hope you will recover soon.
I remember that you loved listening to Japanese music,so I am sending you a CD under separate cover.
I hope this CD will cheer you up.
Please take good care of yourself.

訳：急病で入院されたと聞いて胸を痛めております。
弊社とのジョイントプロジェクトに没頭してくださったので、ご病気になられたのではと心配しております。一日も早いご回復をお祈りします。
あなたが日本音楽の鑑賞がお好きだということを覚えておりますので、別便でCDを送らせていただきます。
このCDを聴いて、あなたが元気になられることを希望いたしております。
どうぞご自愛ください。

【昇進のお祝い文】
Congratulations on your promotion to the position of manager of the marketing department.
We believe that you are the right person to fill this position in view of your leadership qualities and outstanding achievements.
We are sure that with your enthusiasm and creativeness,the marketing department will be the driving force in your overseas expansion.
Our best wishes for your continuing success in your new position.

訳：マーケティング部の部長へのご昇進、おめでとうございます。
貴殿のリーダーシップ、素晴らしい業績を考えれば、あなたはこの役職の適任者でいらっしゃることと確信しています。
貴殿の熱意と創造性でマーケティング部は貴社が海外進出するうえで推進力になられると信じております。
新しい役職で素晴らしいご成功を収められますことをお祈り申し上げております。

【感謝の意を伝える】
I come back to Tokyo two days ago and am back at work today.
Thank you everything that you did for me while I was staying in New York.
If you do visit Japan in the future,please make sure to let me know because I will always be very pleased to see every one of you.

訳：2日前に東京に戻り、今日から出勤しております。
ニューヨーク滞在中はいろいろとお世話になりました。改めてお礼申し上げます。
将来、日本にお越しになる際には、いつでも喜んでお会いしたと思っておりますので、ぜひご連絡ください。

いかがでしたか？これらの英語のビジネス文書が、皆様のお役に立てれば幸いです。