確定申告を郵送提出する際の注意点とは？封筒の書き方や必要書類を解説

寒さの深まりと共に訪れる、確定申告の季節。ああ、今年も面倒だな・・・とため息をついている方も多いのではないでしょうか。

税務署に足を運んで、混雑の中で手続きを済ませるのはとても大変ですよね。実は税務署に行かなくても確定申告の手続きができること、ご存知ですか？

確定申告は、郵送でもできるんです！

このコラムでは、確定申告の手続きを郵送で行う方法についてご紹介させて頂きます。

・確定申告会場に持っていく

確定申告会場とは、一般的に税務署のことです。

お住まいの地域に税務署がなくても、お住まいの地域を所轄する税務署があります。国税庁の公式サイトでチェックしてみましょう。

なお、公共施設やショッピングモールなどに税務署の職員等が赴いて特別会場を設置してくれる場合もあります。

いずれにせよ、その場で受け付けがなされるので安心感があるうえ、分からないことを確認できるのがメリットと言えます。

・e-Taxによる手続き

e-TAXとはオンラインで確定申告が行えるシステムです。

パソコンがあれば必要な情報を入力していくだけなので短い時間で簡単に確定申告ができます。ただし、マイナンバーカードやカードリーダーなどの準備が必要です。

また、申告の内容によってはスマホでも行うことができます。スマホがICカードの読み取りに対応している機種であれば、カードリーダーは別途用意する必要はありません。

直接出向くのとは異なり、大幅に時間を節約できるうえ、申告が完了したかどうか画面上で確認ができるというのがメリットです。

・郵送による提出

e-TAXはできない、でも、わざわざ確定申告会場に行きたくないという方は、郵送で提出するという方法もあります。

申請書を事前に手に入れる必要はありますが、所轄の税務署宛てに郵送するだけなので、提出に待たされるという心配もありません。

ただし、郵送の場合は届いたかどうか、無事受付されたかどうかが分かりづらいというのがデメリットです。

確定申告の手続きを郵送で行う際に必要な書類は、基本的には税務署で手続きを行う際と一緒です。

例えば、給与所得や公的年金などの雑所得、退職所得がある場合は、

・給与所得の源泉徴収票

・公的年金の源泉徴収票

・退職所得の源泉徴収票

それぞれ原本が必要です。

保険料控除、小規模企業共済等掛金控除、寄附金控除の場合は、

・保険会社からの控除証明書

・社会保険料控除証明書

・確定拠出年金の控除証明書

・寄付した団体からの受領書

など。

医療費控除の場合は、医療費の明細書。

配偶者控除、配偶者特別控除、扶養控除、障害者控除の場合は、

・親族関係書類

・送金関係書類

など。

また、昔とは違ってマイナンバーや振替納税なども増えたため、提出する書類にも変化があります。ここで、マイナンバーと振替納税について少し触れていきたいと思います。

■マイナンバー

こちらは提出というよりは記載する書類があります。（詳しくは国税庁のＨＰでご確認ください）

個人の人は１２桁、法人は１３桁の法人番号の記載が求められています。控えに関してマイナンバーを記載しなくても大丈夫ですが、申請書などのコピーを控えとして使用する場合、マイナンバーをマスキングするなどの対応をすることを国税庁は呼びかけています。

■預貯金口座振替依頼書兼納付書送付依頼書

こちらは振替納税を利用したいという人が、作成・提出する書類です。

振替納税とは禁輸機関の預貯金口座から自動的に引き落とされる制度で、振替納税を利用することで納税者が現金を持ち歩かなくて済むと共に、預貯金の確認をしておくだけで金融機関や税務署に行かなくてもよいのです。

この制度を利用したいのであれば、この「預貯金口座振替依頼書兼納付書送付依頼書」を納税地の管轄する税務署に提出します。

【注意】
※振替依頼書は納期限までに提出する必要があります。
※税目ごとに手続きが必要なので既に申告所得税について振替納税を利用している人でも、消費税についても利用している場合、改めて手続きが必要です。
※転居などによって申告書の提出先の税務署が変更になった場合、新たに振替依頼書の提出が必要となります。

確定申告の期間は、毎年2月16日から3月15日までです。始まりが土日にかかっている場合は、平日の月曜日からになります。

2019年のカレンダーをチェックしてみると、16日は土曜日、17日は日曜日になっています。そのため、2019年の確定申告は2月18日の月曜日からです。この期間の間に、ご自身の納税地の管轄税務署までに郵送を行いましょう。

封筒のサイズですが、こちらに具体的な決まりはありません。原則的に申告用紙は折りたたんでも問題ありませんので、書類の入る封筒を選べばOKです。

しかし、確定申告で必要な書類は枚数も多いため、あまり小さな封筒を選択してしまうと、送る側も受け取る側も大変です。小さな封筒に詰め込む作業に気を取られ、不備が出てしまう可能性もあります。

一般的なA4サイズの封筒を使用した方が無難でしょう。

また、郵送で確定申告を行う場合は、返信用の封筒が必要になります。忘れてしまいがちなポイントですので、気をつけましょう！

確定申告を送る際、どのように送れば良いのでしょうか？

郵送する際の、封筒の郵送形態について説明していきます。

まず知っていただきたいのは、確定申告は「信書」に相当するということです。

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。
（参照：総務省「信書のガイドライン」）

ほかにも、年金に関する通知などといった請求書類や、印鑑証明書などの証明書類などが信書に相当します。

信書は、日本郵便による普通郵便（定形郵便または定形外郵便）または、特定信書便事業者による信書便物で送る必要があります。

ゆうパックやクリックポスト、宅配事業者などの宅配便では送ることはできないので、覚えておきましょう。

参考：郵便法（昭和二十二年法律第百六十五号）

郵送する時に宛名はどのように記入するべきでしょう？

基本的には一般的な手紙と大きく変わりません。税務署は在宅地を管轄する税務署となりますが、もしわからないという人は国税庁のＨＰで、住所を入力するだけで管轄の税務署を知ることができるサービスを利用してください。

そして管轄税務署がわかったら、表面に税務署の郵便番号・住所を記載します。宛名は「□□税務署御中」と書きましょう。そしてその脇に朱書きで、「<所得税確定申告書在中>」と記載しておくとさらに良いでしょう。

※確定申告書は信書便物として送付すること、と国税庁のＨＰには表記されています。記載しなくても大丈夫ですが、気になるのであれば「<所得税確定申告書在中>」の隣に「信書便物」とも朱書きしておきましょう。重要書類ですので、裏面には当然自分の郵便番号・住所・氏名を書いてください。

そして、控えが欲しい人は返信用封筒も同封すると思いますが、その宛名についても少しお話します。

収受日付印のある確定申告書の控えが必要であれば、複写によって作成した（複写式でないものについてはボールペンで記載した）申告書と返信用封筒を用意します。

返信用封筒には宛名（ご自身の郵便番号・住所・氏名）を記載し、所要額の切手を貼付けした状態で同封しましょう。また、自分の氏名の下は「行」と書いておけば大丈夫です。

封筒の大きさは、「長形3号」にすればA4サイズの書類を折って入れることができますのでそちらを使用してください。切手代は、92円ですと不足がないでしょう。

　・確定申告で「納付」も済ませる場合は「振替納税用紙」も入れる

払いすぎた税金の還付が目的ではなく、税金を納める必要がある方の場合、「振替納税用紙」を入れておくことがおすすめです。

あらかじめ振替を行えるよう口座情報を申請しておくことで、確定申告書の郵送だけて手続きを完了させることができるからです。この用紙を提出しておけば締め切り後約1ヶ月で自動的に引き落としが実行されます。

・引っ越しした人は「振替納税」の変更が必要

この1年で引っ越しを行ったという方も、改めて振替納税の変更申込みが必要です。

同じ市区町村での転居など税務署が変わらない場合は提出が不要ですが、所轄する税務署の変更が伴う場合は、再度申請を行う必要があります。

確定申告の時期が来たら確定申告書類と一緒に提出を行うか、直接金融期間に提出を行うようにしましょう。

・e-Taxと郵送を組み合わせる方法もある

書類作成はe-TAXで行い、提出は郵送で行うということも可能です。

ICカードリーダーがない、マイナンバーカードを取得していない、オンラインでの申告に自信がないなどといった場合は、こちらの方法がおすすめです。

オンラインで申告を行う方と同じように入力していくのですが、入力が全部終わった時点でファイルをダウンロードし印刷を行うだけです。計算ミスや不備などを防止できるので、ぜひ活用してみてください。

・確定申告書は「信書」に該当する

確定申告書類は、「信書」に該当します。信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。

信書の場合、「郵便」または「信書便」という形で郵送する必要があります。

追跡をしたい、期間内に届けたい、郵便局に行くのが面倒などの理由で宅配業者に依頼しようとする方がいますが、宅配便では信書を送ることができないので注意が必要です。

具体的には「第一種郵便物」「レターパック」を利用します。一般的になじみ深い「ゆうパック」や「ゆうメール」、「クリックポスト」では信書を送ることができないので注意しましょう。

なお、一部の宅配業者では「特定信書便」の取り扱いがあります。

・提出期限は「消印の日付」で判断される

確定申告には決められた期間がありますが、郵送で送る場合、必ずしもその期限内に到着している必要はありません。消印の日付が期限内であれば問題ないので間に合います。

とはいえ、いざ出そうとしたときに切手がない、郵便局に行けず期限を過ぎてしまったなんてことは避けたいものです。余裕をもって出すようにしましょう。

・書類不備に注意

一番あってはならないのが書類の不備です。せっかく期限内に出したとしても、書類が揃っていない、または内容に不備があった場合、受け付けてもらえない可能性があるためです。

万が一差し戻しされ、確認作業や再提出に時間がかかってしまった場合、最終的に提出期限を過ぎてしまうなんて恐れもあります。

郵送以外の方法であればその場で不備が分かりますが、郵送の場合は税務署での確認後に後日差し戻しとなるため時間がかかります。仮に納税が遅れてしまうと追徴課税なんて事態になりかねません。

したがって、郵送による確定申告自体は簡単に行えますが、不備がないか細心の注意を払う必要があるのです。
自信がない場合は税務署に相談に行き提出をする、日数に余裕を持つ、または税理士に相談することをおすすめします。

確定申告は郵送できることはご存じの方は多いかと思いますが、郵送することのメリット・デメリットはあるかと思います。

では、確定申告を郵送することのメリット・デメリットをご紹介していきます。

確定申告郵送のメリット

まずは、メリットからご紹介いたします。

◆書類提出をするためだけに税務署に行く手間と、時間を有効的に使うことができる
◆税務署に行く交通費よりも、郵送費の方が安く済む場合がある
◆ポストに投函するだけで確定申告が完了する

確定申告の時期が始まると、どうしても税務署は混雑してしまいます。駐車場に入るだけでも時間がかかってしまう、申告書を提出するのにまた並んで待たなくてはいけない…と時間がとても掛かってしまうので、心身共に疲れてしまいます。

その点、郵送は必要書類を記入して切手を貼り、ポストに投函してしまえば終了です！小さな子供がいて税務署に行くのが困難である、時間を割くことができない人には郵送という手段はとても便利かつ、時間の有効活用になることでしょう。

また、自家用車で出向くとしてもガソリン代、駐車場代も心配しなくてはいけません。税務署まで行くのに公共交通機関を使って行くのであれば、電車代やバス代も掛かります。

ですが、郵送であれば切手代だけです。交通費よりも安く済んでしまう人もいるでしょう。そう考えると郵送で完了する確定申告は忙しい人にとってとても助かりますね。

では、デメリットはどうでしょう？

確定申告郵送のデメリット

■自分で確定申告を理解し、書き方を学ばなくてはいけない
■書類に不備があった場合、訂正や再提出をしなくてはいけない（二度手間になってしまう）
■控えを貰うためには控え用の申告書と返信用の封筒・郵便料金が必要
■定形外で郵送してしまった時は、保証がないので不安を感じる

まず郵送するということは、自分自身が確定申告の書き方をきちんと理解して、記入しなくてはいけません。税務署に行けば職員がきちんと説明し、訂正があってもその場で訂正することができます。

しかし、郵送の場合はそうはいきません。確定申告についてそれなりの知識を学ばなくてはいけないので、初めて確定申告をするという人にはあまりお勧めしません。

また、提出した書類にもし不備があった場合、訂正、最悪は書き直して再提出するために税務署に出向かなくてはいけません。そんなことをしている間に期日が過ぎてしまったら…時間の有効活用どころかむしろ損をしてしまいます。

そして、控えを貰うには控え用の書類を記入し、さらには返信用封筒や郵便料金（切手代）を用意しなくてはいけません。

もし郵送を番郵送料金が安い「定形外郵便」で送ってしまい、配送中に郵便事故が起こったとしても、送り先（税務署側）にも送った側にも通知すら来ることはありません。「定形外郵便」はなんの保証もないのです。

郵送する場合は保証のあるレターパック、どうしても定形外郵便でと言うのであれば、【特定記録】をつけてもらうなど、自分で対処をしておきましょう。1番のおすすめは「書留郵便」です。

確定申告書を郵送してから不備や訂正があった場合、どのように対応したらよいのかと焦ってしまいますよね。

そんな時に焦らないために、不備があった時の対応についてお話していきます。

■不備があった時はどうやって通知されるのか？

もし提出した申告書に間違いや不備、添付しなければいけない書類が足りないという場合は、税務署から電話またははがきで連絡が来ることになっています。

■提出した申告書が間違っていたことに気づいたら

もし提出した申告書に間違いがあったということに気づいたら、正しく記入し直した申告書を再提出します。提出期限内に間違いに気づいた場合であれば、新たに正しく作成した申告書を提出します。この場合は後から申告書を提出した日付が「申告日付」となるのです。

もし提出期限が過ぎてしまってから間違いに気づいた場合、正しい申告により計算された所得税額が最初に提出した申告書によって計算された税額より、多くなるか少なくなるかによって手続きが異なります。

もし税額が増えてしまう場合（還付申告をした場合には還付金額が減ってしまう時のこと）には「修正申告」という手続きによって、修正申告書を提出しなくてはいけません。この時、増えた税額に対して延滞金が発生します。

一方、税額が減る場合（還付申告をした場合には還付金額が増加する時）には「厚生の請求書」を提出します。厚生の請求については還付申告の場合、申告期限より5年という期限が設けられています。

■申告書を提出するのを早生れてしまった場合：提出しなかった場合

確定申告をするかしないかは申告者自身が判断して申告納付することになっています。これを「自主申告納税制度」といいます。

もし、申告をしなくてはいけなかった人が申告を怠ってしまった場合、後日税務署の税務調査が行われるのです。その税務調査によって無申告が判明した場合、または申告した金額が少なかった場合は訂正しなくてはいけません。

この税務調査によって税金が課されてしまうと、罰則が課せられてしまいますので、不安であれば必ず申告を行うようにしましょう。

ついつい後回しにしてしまう確定申告。いつまでに送れば良いのかを頭に入れておくことは、とても大切ですよね。

確定申告を郵送で行う場合は、消印の日付が提出日になります。
ということは、締切日当日に郵便局で受付をしてもらえれば間に合うということです。

しかし、万が一書類に不備があった場合、修正に時間がかかってしまいます。

締め切り当日まで大丈夫だと油断をするのではなく、はやめはやめの行動を心がけることができたら良いですね。

わざわざ税務署まで足を運ばなくても、確定申告は郵送で行えます。書類を封筒に入れる前には、不備がないかチェックすることを忘れずに。

スムーズに確定申告を終えることができるよう、気を引き締めていきましょう！