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個人で請求書を作成するのは意外と大変!注意点や作成時のポイントなどを解説します☆

公開日: 2019.09.20
最終更新日: 2020.01.21

個人で請求書を作成するのは意外と大変!注意点や作成時のポイントなどを解説します☆

はじめに

フリーランスの方、あるいは副業をされている方にとって、避けては通れないのが「請求書の作成」。

会社で請求書を作成する場合、既に請求書のひな形があって数字を入力するだけなのでさほど問題はないと思います。ただ個人で請求書を作るの場合、一からの作成になるので大変です。

しかも、あまり請求書を見る機会がない方にとっては、請求書を作成する際、注意しなければならない項目があることをご存じないのではないでしょうか。

実は私は副業をしていますが、ある取引先から「請求書は個人で一から作ってください」と言われたことがあります。ただ私の本業は請求書作成とは無縁なので、苦労しながら作ったものです。

今回は普段請求書を作成する機会がない方にもご理解いただけるように「個人で作成する請求書」について幅広くご紹介します。

今さら聞けない!?「請求書」について

請求書は「証憑(しょうひょう)書類」といって、「お金を支払ったことを証明する大切な書類」になります。

国税庁の『帳簿の記帳のしかた』という冊子の中の「青色申告制度」には、「取引に関して作成し、又受領した上記以外の書類(請求書など)」の「保存期間」は「5年」と明記されています。

また、同じ冊子の「白色申告者の帳簿とその記帳のしかた」にも「業務に関して作成し、又は受領した請求書」「などの書類」の「保存期間」は「5年」と書かれてあります。

例えば、税務署の調べが入ったときには、経費に落とした金額が妥当であるか、これらの書類でチェックしていきます。ですから、企業においても非常に重要な会計書類として扱われており、きちんと整理したうえでしっかりと保管をしているのです。

そこで、フリーランスもしくは副業で請求書を保管する場合は、A4縦のクリアファイルに例えば「9月」と書いたインデックスを付けて、9月分の請求書をその中に入れます。

1ヶ月経ったらジッパー付きビニール袋に詰め替えて、その袋に「1909(19年9月の意味)」と書き、お道具箱のような蓋つきの箱に保管することをおすすめします。

個人で請求書を作成するときの注意点とは?

例えば取引先に何かを送付する場合、「株式会社を略して(株)と書くのはNG」だったり、「前(株)と後ろ(株)を間違えるのは要注意」だったりするなど、気を付けるべき点がいろいろありますよね。

そのような注意点は、当然のことながら個人で請求書を作成するときもあります!

特にフリーランスの方の場合、そのあたりのことがきちんとできていないと、どんなに仕事ができても最悪の場合、「社会的常識がない人」というレッテルを貼られ、信頼を損なう可能性は否めません。

そこで次に、そのようなことがないよう、「請求書を作成するときの注意点」を紹介していきます。

あて先の正しい書き方、ご存じですか?

請求書のあて先は経理部のところもあれば、業務上の担当者のところもあり、意外と注意が必要です。そのため、あて先は事前に確認することをおすすめします。

実は私には、それを怠ったがために送り先を間違えて、報酬が予定より1カ月遅れた経験が。それをしてしまうと取引先にも迷惑をかけてしまいますので注意が必要です。

「注意が必要」と言えば、宛先の書き方。「会社名+担当部署」で書くときは文末を「御中」に、「会社名+担当者」で書く場合は文末を「様」にするようにしましょう。

ただ、どうしても担当部署や担当者が分からない場合は、「会社名+御中」で構いませんので、ご自分で請求書を作成のうえ提出期日に間に合うようにしましょう。

請求書番号は取引先ごとに作っておくのがおすすめ!

私は副業で在宅ライターをしていますが、私自身がこの取引先ごとに請求書番号を付けるやり方をしています。

例えば、A社の請求書番号は「A-1909」、B社の請求書番号は「B-1909」などのような感じです。

この請求書番号は、特に確定申告の際、サクサクを申告書が作れるので結構便利だと思います。

あと滅多にないですが、取引先から請求書の再発行を求められるときなどは、すぐに請求書を見つけられるのでおすすめです。

発行日は必ずしも請求書作成日ではない!?

これも取引先によっては、「請求書を作った日ではなく、弊社の締め日にしてくれませんか?」と言ってこられる場合があります。

請求書を作成している途中で、そのような申し出があった場合はまだいいのですが、請求書を提出した後で言ってこられると面倒ですし、先方の請求書の処理が遅れ、振込が遅れる可能性も。

このような事態を避けるためにも、請求書を作る前に「発行日はいつにしましょうか?」と確認しておいたほうがいいでしょう。

個人の場合は書類の作成者の名前等を明記すればOK

例えば会社の請求書の場合、会社の住所と電話番号、会社名と代表取締役社長の名前を明記のうえ、会社の角印が押されてあるのが一般的です。

一方副業の場合になると、副業をしている人の住所と電話番号、名前を書いて、認め印を押せば問題ないでしょう。

請求内容はどこまで書くの?また税金はどうなるの?

私の場合、請求書に「納品日」と「記事のタイトル」、「数量」「単価」と「金額」を明記するというのはどの会社も同じです。

ただ、「備考欄」に「振込先を明記してください」と依頼してくる取引先もあるので、「備考欄は何を書けばいいですか?」と事前に確認することをおすすめします。

その際一緒に、合計金額を出すときに消費税を加算するか(外税)、消費税込みの報酬金額として考えるのか(内税)をクライアントに確認しておきましょう。

ちなみに、在宅ライターの原稿料は源泉徴収の対象になるので、「記事の報酬+消費税-源泉所得税」と計算したうえで振り込んでくれるところがほとんどです。

振込手数料はどちらが負担するの?

振込手数料は原則、支払う側であるクライアントが負担します。

ただ、どちらが振込手数料を負担するのか明確ではない場合は、文末に「※恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担頂きますようお願い申し上げます」という一文を添えることをおすすめします。振込手数料は案外、負担が大きいですよ。

あと、取引先口座が同じ場合、振込手数料はかからないから、それを事前に確認しておくのもおすすめです。また、振込期限があいまいな場合は、こちらから希望をお伝えすることもできます。

請求書を送る場合、PDFに変換するのがおすすめ!

エクセルのまま請求書を送付したとしても、問題はありません。ただ、エクセルをPDFに変換したうえで送るほうがより確かだと思います。

その理由は、なんと言っても機械のことですから、データが壊れてしまう可能性がありますし、取引先の方がデータを開いた拍子に入力部分を誤って触ってしまい、金額が変わってしまう可能性もなくはないからです。

また取引先によっては、「ExcelをPDFに変換後、送信してください」と指定してくるところもあります。

以上より請求書は、エクセルをPDFに変換してから送信することがおすすめです。

個人で請求書をイチから作るのは意外と大変!

エクセルで何かを作ることに慣れている方なら、前述のような細かな決まりを知っていたら、まったく問題なく個人で請求書を作成することができると思います。

ただ私の場合、エクセルは公私ともに平均以下の利用率ですので、取引先から「請求書は自分で作って送ってください」といわれたときは、本当にどうしたらいいのか悩んでしまいました。

そこで真っ先に図書館に行って、フリーランス向けの本を借りました。そして、その本に載ってある請求書の例を参考に、請求書を作ったのです。

確かにパッと見はとても似せて作ることができましたが、関数が入っていないので、イチイチ計算しなければならないという問題が生じました。

ですから今度はExcel関数の本を借り、それを入れて作り直したのです。ある種、通常業務の倍以上の時間を費やしてしまうはめになりました。

でも皆さんは、私のような面倒なことをする必要はまったくありません!なぜならば、個人用の請求書の無料のテンプレートは検索すれば、たくさんヒットするからです。

無料の個人向け請求書のテンプレートはすぐ発見可能

無料の個人向け請求書のテンプレートを探すのはとても簡単で、「請求書 テンプレート 個人事業主」と入力すれば、すぐに一覧がザっと出ます。

求める形式は人それぞれ異なると思いますので、ここではあえてURLはご紹介していません。あなたにぴったりな個人向け請求書のテンプレートをぜひ見つけ出してくださいね。

おわりに

以上より、請求書が持つ意味の重さを改めて知っていただけたのではないでしょうか。

皆さんはぜひ、便利な無料個人向け請求書のテンプレートを利用して、ストレスフリーでパパっと請求書を作成してくださいね。