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個人事業主必見!節税に役立つレシートの整理と管理方法!

公開日:2019.10.02
最終更新日:2019.10.02
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個人事業主になったらレシートの管理は必須!

個人事業主として事業を運営するようになったら、毎年確定申告を行わなければなりません。

確定申告の際に、一年間の売上から必要経費を差し引くことができますが、この経費の部分が大きければ大きいほど、所得税の課税対象になる金額を小さくすることができるというメリットがあります。

消費税10%増税に伴い、ますます経費節減が重要とされる昨今。少しでも、所得税を減らせるように、節税対策に取り組みたいところです。

今回は、個人事業主が経費として落とせる項目にはどんなものがあるのか?また、経費を計上する際に必要となるレシートや領収書はどのように管理するのか?といった疑問にお答えしながら、個人事業主ができる節税対策のポイントを解説します。

個人事業主がレシートを保管しなければならないのはなぜ?

個人事業主が確定申告する際には、青色申告と白色申告の2種類の申告方法があります。

まず、確定申告では、どのように所得税を確定するのか?そこからお話しましょう。

確定申告では、年間の売上から経費を差し引き、その後、各種控除を差し引いた金額に対して、該当する税率で所得税が課税されるという仕組みになっています。

数式で表すと

売上ー経費=収入金額

収入金額ー各種控除=所得金額

所得金額x所得税(所得に応じて税率が変わる)=納税額の確定

となっています。

日本の税制では、累進課税という方式を採用しています。所得金額が199万円以下のカテゴリーでは、税率は5%ですが、所得税が300万円以下になると税率10%という形で、所得が増えれば増えるほど税率が高くなるというシステムになっています。

そのため、所得金額を少なくした方が、その分所得税も少なくなるということになりますので、経費として計上できるものは、できるだけ計上するというのが、節税対策の第1歩となるのです。

ただし、確定申告を行う場合には、特に、青色申告の場合は、複式簿記による帳簿の提出が義務付けられており、その帳簿を裏付ける証拠書類として、レシートや領収書を保管しなければならないという決まりがあります。

レシートは、証拠書類として一定期間保管することが義務付けられており、逆に言うとレシートや領収書がないと、虚偽申告の疑いをかけられて、後で追徴課税を課されるリスクもあるということです。

個人事業主になったら、とにかく、領収書やレシートをなくさないように、保管して整理しておく必要があると覚えておいてください。

個人事業主が経費で落とせる費用と落とせない費用

個人事業主がレシートを保管することの重要性についてご理解いただけたところで、続いては、実際にどんな費用であれば経費として売上から差し引くことができるのか?という点について見ていきましょう。

<経費として計上できるもの>

まず、個人事業主が経費として計上できるものですが、事業に直接関連する費用と事業を行う上で発生する費用の大きく分けて2つを計上できると考えてください。

例えば、物販を行っている個人事業主であれば、商品の仕入れにかかる費用や商品の値札、梱包などにかかる費用は、事業に直接関わる費用ですので、経費として計上できます。

また、ウェブサイトなどで仕入れた商品を販売するのであれば、サイトの運営費用、インターネット回線の一部、ドメインやサーバーにかかる費用など、事業を運営することによって発生する費用を経費として計上することが可能です。

物販用の商品を保管する倉庫をレンタルしたら、倉庫のレンタル費用なども、経費として計上することができます。

一番大切なのは、こういった支払いや費用が発生した際に、その経費がどのように事業に関わっているのかをきちんと説明できるということです。

経費の内容は、事業の内容や運営方法によっても異なります。事業内容によっては、明確に経費と判断できにくい項目もありますので、その点は注意が必要です。

<経費として計上できないもの>

一方、経費として計上できないアイテムには、どのようなものがあるでしょうか?

例えば、個人事業主が自分のプライベートで使用するために購入した商品等は、経費として計上することができません。よく接待費として飲食代を計上することもありますが、個人的なコーヒー代などは経費として落とせないので要注意です。

また、社会保障費は一般控除の対象となっていますので、経費として差し引くことはできません。例えば、生命保険や災害保障保険、自動車保険といった社会保障費は、控除額の項目で計上する必要があります。

パソコンや高額家電など、一つ10万円以上する機材については、固定資産として計上します。購入金額を数年かけて減価償却していきますので、一年で一気に計上することができません。

経費として使用したということをはっきりと説明できない内容であれば、税務署からお尋ねがあったときに、トラブルの元となります。

公私をしっかりと分けてレシートを保管し、きちんと確定申告の場で計上できるように準備しておきましょう。

個人事業主が領収書を受け取る時の注意点

個人事業主がレシートや領収書を保管することの重要性と、経費として計上できるものには、どんな項目があるのかを見てきました。

続いては、領収書を受け取る際の注意点について、いくつかポイントをご紹介していきます。レシートはともかく、領収書に不備があると経費ではない(虚偽の領収書)などを疑われる場合もあります。

こういったトラブルがないように、領収書を受け取る際は、以下のポイントに注意してください。

 <個人事業主が経費計上する際はレシートでもOK>

■個人事業主の正しい領収書のもらい方

見てきた通り、個人事業主の支払いで経費になるものは、それほど多くありません。そのため、事業に関連するものについて、いかに経費にするかが重要になります。そのために必ず行わないといけないのが、正しい記載内容の領収書をもらうことです。

領収書の記載内容について気を付けるポイントは次のとおりです。

<宛名>
領収書の宛名は、屋号または個人事業主の氏名を記入してもらうようにしてください。「上さま」や「宛名なし」の領収書は、証拠として提出する際に問題となりますので、必ず屋号か個人事業主名を記入してもらいましょう。

<金額>
金額は、商品やサービスの購入代金を記入してもらいましょう。消費税込みの金額で問題ありません。

<発行年月日>
発行年月日も記入してもらってください。後で、月ごとの帳簿と照合する際にも重要になります。

<摘要>
摘要欄は、どんなことに使った費用なのかということを記入する欄です。食事代、書籍代、インターネット通信費、のように具体的に記入しておく必要があります。

よく「お品代」と記入される場合がありますが、これは使途不明の領収書と言う風に判断されるリスクがあります。何を購入したものなのか、きちんと記録しておくことで、経費として計上できるようになりますので、この点も注意が必要です。

<領収書の発行元>
領収書には、必ず領収書を発行した店舗や会社名を記載していないといけません。会社印や認印でも大丈夫ですが、必ず発行元の印鑑を押してもらうようにしましょう。

<収入印紙>
領収書の発行については、5万円以上の場合は収入印紙の貼付が必要です。ただし、これについては印紙税を別途で申告納付することを税務署に承認されている店舗や企業もあるので、ケースバイケースと言えます。

領収書に収入印紙が貼付されていない場合は、それについての記載事項がありますので、確認しておきましょう。

領収書の代わりに、発行してもらったレシートを証拠書類として保管するのもOKです。レシートの場合は、裏面に購入したものの内容を記録しておきましょう。例えば「書籍代」のように書いておくと、後で整理する際にも分かりやすいのでおすすめです。

経費に計上できるものとそうでないものを一つのレシートで購入してしまった場合は、購入したアイテムにマーカーで線を引きましょう。

経費になるものの詳細をレシート裏に記入するのも忘れずに行ってください。

<領収書やレシートがもらえないと経費にできないの?>

個人事業主が、様々な費用を経費として計上するためには、原則としてレシートや領収書を保管しておくことが望ましいと考えます。

しかしながら、場合によっては、レシートや領収書が発行されない経費もあるのではないでしょうか?実は、レシートや領収書がなくても、経費として計上できる項目もあります。

そういった場合は、どのような対応をすれば良いのか?注意点も含めて以下に解説してみましょう。

<領収書やレシートがもらえない理由を明確に>

領収書やレシートがもらえない経費には、一体どんなものが考えられるでしょうか?例えば、お葬式の香典や出産祝いといった営業上のお付き合いで発生する費用については、領収書やレシートを受け取ることはできません。

また、電車代なども切符などが手元に残るわけでもないですし、領収書をその都度発行できるようなものではありません。

そういった明確な理由がある費用については、領収書やレシートがなくても経費として計上できるのです。

物を購入した場合、何かのサービスを受け取った場合、こういったケースでは必ずレシートが必要となりますが、上記のようなケースでは、領収書やレシートがなくても経費として計上することが可能です。

<領収書やレシートがなくても証拠を残す>

電車代やお祝い金、香典などは、領収書やレシートがもらえなくて当然ですが、経費として計上するためには、記録を残しておく必要があります。例えば、電車代なら利用した日時、利用金額、利用区間そして利用目的などを記載した「出勤伝票」を作成しなければなりません。

お祝い金や香典についても同様で、結婚式の招待状や葬儀の案内状などを一緒に保管しておく必要があります。

個人事業主でも、取引上のお付き合いや打ち合わせなどで、こういった費用が発生することは必ずありますので、何事もきちんと記録をとってから経費として計上するように注意してください。

個人事業主におすすめ領収書やレシートの整理方法

個人事業主が経費を計上する際には、必ずレシートや領収書を保管するのが基本です。また、お祝い金や香典といったレシートや領収書のない経費についても、関連する証拠書類をきちんと保管することが重要となってきます。

一年間にすると、膨大な量のレシートや領収書が出てきてしまうということになりますが、こういった書類は、どのように保管するのが良いのでしょうか?整理方法や保管方法のポイントを見てみましょう。

<領収書やレシートはこのように整理・保管しよう>

1.領収書やレシートは「月ごと」「経費ごと」に分類する
2.領収書やレシートは、袋に入れたり、スクラップブックに貼り付けたりして保管する。

クレジットカードを利用した場合は、発行明細と一緒にレシートを保管することも忘れずに。

レシートの保管期間については、後ほど詳しくご説明しますが、長期間に渡って保管することが義務付けられています。そのため、後で振り返って見たときに、きちんと分かりやすい状態で保管しておくことが大変重要です。

レシートや領収書の保管方法は、以下のようなやり方で保管すると分かりやすいのでおすすめです。

<月ごとに保管>

領収書やレシートを利用した月ごとに封筒にまとめるというのは、一番簡単な保管方法の一つです。スクラップブックに貼付する方法も同じく月ごとにまとめておくと、何年何月のレシートというくくりで、一発で検索できるようになります。

<経費ごとに保管>

領収書やレシートは利用した経費の種類別にまとめて封筒に入れて保管するという方法もあります。同じようにスクラップブックに貼り付ける方法でも構いません。

この方法だと、経費の種類ごとにレシートの検索ができるので、計上した経費で何か指摘を受けたときには、項目から探せるというメリットがあります。

まとめたレシートの封筒やスクラップブックには、利用年度と月などを記載しておきましょう。時系列でまとめておくと、振り返る時に分かりやすくて便利です。

レシートや領収書の保管方法は、上記の2つのやり方がメインとなります。どちらの方法で保管しても構いませんが、税務調査の際には、必ず職員の方から帳簿を見ながら経費の詳細について確認してきますので、その際にさっと取り出せるようにしておくことが重要です。

クレジットカードで経費を支払った時には、必ず利用した金額の内訳を記載してください。使用明細書には、購入した内容が記載されていますが、それも一緒に貼付しておくことが重要です。

また、ネットショップを利用した時は、オンライン決済となりますので、その場合は明細書をその場で印刷して保管しておくことをおすすめします。

経費として計上できるものを購入した時に、その都度使用明細を記録しておくと、後で分からなくなってしまう心配もありません。

特に青色申告で確定申告する場合は、帳簿と経費が合っているかの照合について、慎重に確認が行われます。明瞭会計で、きちんと税務署の方に証拠提示できるように、レシートや領収書の整理・保管は、日々きちんと行うように気をつけましょう。

<個人事業主はレシートをどれぐらい保管しなければいけない?>

保管する書類の区分にもよりますが、レシートや領収書の保管期間は、白色申告の場合で5年、青色申告の場合で7年という長期間の保管が義務付けられています。

漏れのないように、また後で振り返って内容を精査される場合もありますので、きちんと保管しておくようにしましょう。

個人事業主が知っておきたい経費の案分とは?

領収書やレシートがない場合も、経費として計上できる項目には、慶弔費や電車の交通費などがありました。では、これ以外にレシートなしで計上できるような経費は他にないのでしょうか?

個人事業主の中には、自宅やプライベート空間を仕事のスペースとして利用している方もいらっしゃるかもしれません。

プライベートな出費や生活費、そして個人的な出費は、個人事業の経費とは認めらませんが、事業を行う場所がプライベートなスペースと重なっている場合は、その一部を家事関連費や家事案分として計上できるようになっています。

例えば、インターネットを使って行うような個人事業の場合は、自宅の一室を仕事場に当てて作業するケースが多くなっています。このような場合は、電気代や通信費、場合によっては家賃も私的生活と個人事業の両方にまたがって費用として発生していると考えることができます。

このように事業費の中に生活費などプライベートなコストが混ざって発生する費用は、家事関連費と呼びます。

家事関連費を経費として計上するためには、私生活で使用している部分を除いた金額を経費として計上することができるのです。

を除いた金額だけを経費とすることが可能です。

家事関連費を経費として計上するためには、以下の2つの条件が揃っていることが必要です。
・支出の主な部分が、業務の遂行上必要だといえること
・金額が、業務と私的な部分を明確に区別できること

「支出の主な部分が業務の遂行上必要だといえること」というのは、支出の主な目的が事業運営のために必要な目的であるということです。

「金額が、業務と私的な部分を明確に区別できること」というは、個人事業に従事している時間数、あるいは物件の中に置ける作業スペースの床面積、また使用頻度や回数など、いくつかの基準で合理的に費用を算出できることを意味しています。

自宅の1階を個人商店として経営スペースに使い、2階を居住スペースとして暮らしているようなケースでは、1階の経営スペースのみ床面積を出して固定資産税を経費として計上することが可能です。

家事案分については、妥当と判断される範囲であれば、経費としての計上が認められています。

個人事業主が知っておきたい領収書の書き方

ここまで個人事業主が受け取った領収書やレシートの管理について、また経費計上のポイントについてご紹介してきました。

続いては、個人事業主が知っておきたい、領収書の書き方について詳しく解説していきます。

個人事業主として事業を運営していくと、自分が領収書を発行する側になる場合も出てきます。記入の仕方や印紙税の要・不要など知っておくべきポイントがいくつかありますので、順を追って見ていきましょう。

<領収書の宛名・但し書の書き方>

領収書の宛名には、受領する方の個人名や屋号などを記入します。相手の方に「宛名はいかがいたしますか?」と確認し、相手の希望するように記載してください。

法人化されている組織の場合は、法人名。個人事業で運営されている場合は屋号を書くのが一般的です。屋号のない個人事業主の場合は、事業責任者の名前を記載するのがよいでしょう。

宛名以外にも領収書に記載すべき事項が5つあります。
・領収書の作成者
・作成年月日
・支払内容(但し書)
・金額
・領収書の受領者(宛名)

領収書を作成するときには、この5つの項目を忘れないように明記してください。

領収書金額の書き方については、以下の慣行的なルールが3つあります。
・金額の前に¥マークをつける
・三桁ごとにコンマを打つ
・金額の最後尾(一の位)の後にハイフンを書く

事業所得が年間1000万円を越えている消費税の課税対象事業者の場合は、消費税額が分かるように領収書を記載する必要があります。

これは後述の印紙税の金額判定に関わる重要なポイントですので、間違えないように気をつけてください。免税事業者の場合は、消費税の納税義務はないので、記載金額と合算して売上として計上する形を取ります。

領収書は手書きで発行しても良いですし、パソコンなどで作成したものを発行しても構いません。また、領収書に押す「押印」ですが、こちらは法律上強制されるものではありませんが、領収書の偽造防止という観点からみて押してある方が無難です。

受け取った方も取引先に対する信頼感が増しますので、できれば押印を押しておきましょう。押印を押す場合は、認印を使ってください。

個人事業主が領収書を発行する時はこんなことに気をつけて

個人事業主が領収書を発行する時の注意点も見ていきましょう。高額の領収書については、印紙税がかかります。

印紙税の金額は領収書の金額によって異なります。クレジットカード決済の場合など、いくつかポイントがありますので、一つずつ見ていきましょう。

<印紙税は金額いくらの領収書から貼付するのか?>

印紙税とは、課税文書の作成に対して発生する税金のことで、領収書もこの印紙税法上の「売上代金に係る金銭の受取書」という課税文書の一つになっています。

課税される金額は、5万円以上の金額の領収書なら200円、100万円以上なら400円、200万円以上なら600円のように金額が決められており、最高20万円課税額が決められています。

領収書の書き方によって、税込か税別か判定しますので、消費税の課税対象者となっている場合は、特に注意が必要です。

免税事業者の場合は、消費税を区分記載しても、記載金額と消費税額の合計金額で印紙税額の判定が行われますので、あえて分ける必要はありません。

国税庁のホームページには、1,080万円の領収書の記載方法が4つ掲載されています。課税価格は1,000万円の場合と課税対象が1080万円になる場合のそれぞれの記載方法は以下の通り。

・金額1,080万円 うち消費税額等80万円 → 課税対象1,000万円(印紙税2,000円)

・金額1,080万円 税抜価格1,000万円 → 課税対象1,000万円(印紙税2,000円)

・金額1,080万円 消費税額等8%を含む → 課税対象1,080万円(印紙税4,000円)

・金額1,080万円(税込)→ 課税対象1,080万円(印紙税4,000円)

消費税の金額が区分記載されている場合は、印紙税が2000円のみとなり、記載されていないと判断された場合に比べて2分の1と大幅に減ります。

領収書を発行するときには、必ず上記の2つ目までの記載方法で記入するようにしてください。

『印紙税法 別表第一 課税物件表』にはさまざまな文書が登録されていますが、領収書に当たる「売上代金の受取書」」は17番目に定義されています。このことから、領収書は、税制上では17号文書とも呼ばれています。

印紙税の確認は、必ず国税庁のホームページで行うようにしましょう。

仮に収入因子を貼らずに領収書を発行してしまうと、納付しなかった因子税額の2倍の金額を徴収されるという罰則があります。

いろいろな領収書がありますが、「営業に関しない受取書」として分れ有為されたものについては、金額に関わらず印紙税は必要ありません。
では、「営業に関しない文書」にはどのようなものがあるかと言いますと、営利目的でない事業が発行する領収書のことです。

例えば、NPOなどの公益法人や、剰余金の配当ができない一般社団・財団法人が発行する領収書に関しては、「営業に関しない文書」と判断されます。同じように、医師や税理士などが発行する領収書もこの区分の扱いとなります。

<収入印紙の貼り方>

収入印紙を貼る場所は、領収書の右下の余白に貼るのが一般的です。収入印紙を貼付したら、必ず消印を押してください。これは、収入印紙の二次利用を防ぐための決まりで、収入印紙と領収書の両方にまたがるように、消印を押すようにしてください。

収入印紙を間違えた時は、必ず税務署に届け出ましょう・印紙税過誤納確認申請書と共に貼り間違えた領収書を持参すれば、その分は税金を還付してもらえます。

<印紙税の節税方法>

印紙税は、FAXやEmailで送付した領収書に関しては、課税されないというルールになっています。

印紙税を節税したい場合は、文書ではなく電子データで作成した領収書を発行することをおすすめします。受取人がパソコンからプリントアウトしたとしても、その領収書には印紙税がかかりません。これからますます電子化が進みますので、覚えておきましょう。

<クレジットカードによる決済の場合>

クレジットカードによる決済の場合は、お店が発行するクレジットの伝票を使用することが可能です。金銭の受取書のみ印紙税の対象となりますので、クレジットカードでの決済の場合は、印紙税がかかりません。

ただし、受取人側が別途領収書の作成を依頼した場合は、領収書の中にクレジットカード決済であることを明記しておきましょう。この記載がないと、17号文書と判定されてしまい、印紙税が発生します。

個人事業主になったらレシートを管理して節税しよう!

個人事業主のレシートの管理方法をご紹介いたしました。節税対策の基本は、経費をきちんと計上することです。個人事業主になったら、レシートや領収書をきちんと管理するようにしてください。

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