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注文書の基礎知識や印紙の取り扱いについて徹底解説!

公開日: 2019.10.27
最終更新日: 2020.02.19

注文書の基礎知識や印紙の取り扱いについて徹底解説!

はじめに

ビジネスでの取引の場面において、請求書や見積書、仕切書、振替伝票など数多くの受発注書を使うと思いますが、これらは確定申告では注文書や注文請書と呼びます。

まれに口約束などで取引してしまうケースがありますが、「見覚えがない」と言われてしまったら何もそれを証明することはできません。こう言ったトラブルを避けるために注文書が存在し、今回のコラムでは基本的なポイントや印紙の取り扱いについてまとめてみました。

注文書と注文請書の役割について

注文書とは、注文者側が取引先に「この商品やサービスなどを注文及び依頼する」という役割をもつ重要文書になります。その内容は、先の取引先に見積書や電話や打ち合わせの内容に基づいて「金額」、「日付」、「希望納期」、「注文の内容」、「種類」、「数量」、「支払い方法」、「担当者名」などお互いの認識のズレを防ぐために作成するものです。つまり取引の証明や証拠として注文書の発行に意味があると言えます。

一方で注文書と対をなすものが注文請書と言うものがあります。注文請書とは注文書を受け取った側(注文された方)が「取引やサービスなどを引き受ける」と言う役割になります。その内容は注文書と一緒で内容を一致確認するためのものです。

これら注文書や注文請書が同時にお互いの相手方に送信され、確認や捺印を経て双方の合意となり取引が成立とみなされます。

以下に注文書や注文請書などに使われる項目を示してあるので参考にしてください。

①発行日
契約や取引を締結するうえで、書類の発行日は大切なものです。一般的には、注文書と注文請書の発行日付は一致させなければなりません。

②取引先名
注文書を作成する場合は受注側の取引先名を記載し、注文請書を作成する場合は注文書の発行者の取引先名を記載することになります。

③発行者
注文書や注文請書においては、どちらとも取引先名に関しては名称や会社名だけで大丈夫ですが、自社の情報に関しては「住所」、「電話番号、FAX番号」、「メールアドレス」、「担当者名」、「担当者の上長の承認印と役職名」などを詳しく記載しなければなりません。

④商品またはサービス名
今回の取引内容を示す箇所になります。主に商品名やサービス名などを表にしてわかりやすく記載しましょう。こちらも注文書と注文請書の内容が一致しなければなりません。特に建設業界や土木業界などでは内容だけでなく場所や工事日などもより詳しく記載します。

⑤単価及び数量
各々の商品やサービスに対する単価、数量を記載します。こちらは単価と数量を小計して最終的に取引金額として算出しますので税抜き金額か税込金額かを明記しなければなりません。

⑥金額
上記の商品やサービスに関して「単価×数量」に基づいた小計を全て合計した最終的な取引金額になります。注文書においても注文請書においてもこの取引金額は一致しなければなりませんが、やはり税込か税抜きかが重要です。税込か税抜きかをどちらにしなければならないという明確なルールがないためきちんと明記しなければなりません。注文書にしても注文請書にしても取引金額が同じ金額であってもどちらかが税込みでどちらかが税抜きだと大きなトラブルになってしまいます。作成者はきちんと確認したい項目だと言えるでしょう。

⑦納期
注文者がいつまでにその商品が必要かを明記した方が受注者にとって生産計画が取りやすくなります。もちろん繁忙期や天災、人災などのトラブルがあって納期が遅れる可能性はありますが、大まかな納期を双方ともに確認したほうが良いでしょう。

⑧支払い方法
大企業や常時取引している関係の場合は、支払い専用の部署があったり暗黙の了解などがあったりして省略するケースがありますが、初めての取引先の場合は必ず記載することをしましょう。
支払い方法としては直接現金で支払いする場合や銀行振り込みやクレジットカードによる支払い方法もありますが、近年ではまれに支払い専門の請負業者を通して支払いを完結する事もあるようです。その代表的な例がフリマアプリやクラウドソーシングなどの業者が挙げられます。

これらの注文書と注文請書は、実は双方がそれぞれ作成する場合とどちらか一方が作成する場合があります。

注文書に印紙は必要なの?

通常、印紙と言いますと注文請書のイメージがありますが、注文書の方はどうなのでしょうか?

結論から申し上げますと、取引の成立に関わる注文書でしたら必要と言えます。つまり見積もり依頼に基づく場合に作成された注文書なので、課税文書に該当するからです。この法律は印紙税法の中の基本通達第三条の中に盛り込まれており、下記の通りの内容になります。

『文書が課税文書に該当するのかどうかは文書の全体をひとつとして判断するだけでなく、その文書に記載されている個々の内容についても判断するものとし、また単に文書の名称又は呼称及び形式的な記載文言によることなく、その記載文言の実質的な意義に基づいて判断するもの』

しかし例外としてメールやFAXなどは、国税庁のガイドラインにおいて「電子文書には課税しない」と書いてある通り、印紙は必要としません。

実際に印紙代っていくらくらいになるの?

建設業界や不動産業界、自然災害などの復興のための契約など一部例外がたくさんありますが一般的には「第二号文書」と「第七号文書」と言われる税額となりいずれも以下の通りとなります。

1.「~1万円」             → 「非課税」
2.「1万円~100万円」    → 「200円」
3.「100万円~200万円」   → 「400円」
4.「200万円~300万円」   → 「1000円」
5.「300万円~500万円」   → 「2000円」
6.「500万円~1,000万円   →  「10,000円」
7.「1,000万円~5,000万円  →  「20,000円」
8.「5,000万円~1億円」  → 「60,000円」
9.「1億円~5億円」    → 「100,000円」
10.「5億円~10億円」     → 「200,000円」
11.「10億円~50億円」    →  「400,000円」
12.「50億円~」            →  「600,000円」

契約金額が大きくなればなるほど負担する印紙代が大きくなります。また、上記に該当しない場合(契約金額の記載がない)は印紙税額は200円となります。

さいごに

注文書や注文請負書と言った書類は、ビジネスシーンでよく見られます。日常生活ではあまり見ることがないと思われますが、実はネットショップなどでカートに入れそれを注文すると相手方に注文書が自動的に送られています。

そして自身が登録または指定してあるメールアドレスに注文請書が届くことになります。このように注文書と注文請書は日常的に使われているので特に車や不動産、冷蔵庫や洗濯機など大きな買い物をした際にはこれらを意識して買い物をしてみることが重要だと言えます。