旅行代を必要経費として計上する方法を紹介！

2019年11月4日2024年12月5日

個人事業主は旅行費用を経費として計上できる？

個人事業主は、確定申告の際にできるだけ多く経費を計上することで、節税することができます。

経費には、交通費、交際費、家賃、光熱費など様々な種類がありますが、旅行費用は経費として計上できるのでしょうか？

会社の慰安旅行や研修旅行、その他、視察旅行など事業に関連する旅行の場合は、「旅費交通費」などの経費として計上できる場合がほとんどです。

しかしながら、中には交際費や給与（福利厚生費）などに組み込まれる場合もあるため、その点には注意が必要です。

今回は、個人事業主が旅行費用を経費にできるのかという点にスポットを当て、旅行の種類や計上できる費用の内訳などを詳しく解説します。

家族旅行の費用は経費にできるのか？お土産代や観光費用などは経費にできるのか？といった、気になる疑問に答えます。

事業に関連する旅行はどんなものがある？

経費として計上するために重要なのは、使った経費と事業との関連性をきちんと説明できるということです。
いろいろな旅行がありますが、仕事に関連する旅行であれば、経費として計上することは可能です。

＜研修旅行・視察旅行＞
確実に経費として計上できるタイプの旅行には、研修旅行や視察旅行などがあります。
研修旅行とは、業務上必要となる知識や技能を習得するために行う旅行のことで、慰安旅行のようなレクリエーション目的の社員旅行とは種類が違います。
例えば、新入社員研修で本社から研修センターへ派遣された場合や、会社の業務で必要となるIT技術の習得のために、地方支社から東京本社へ研修へ行くなど、こういった場合は「研修旅行」に当たります。
研修旅行で発生した交通費、宿泊費、受講費や研修会場の施設利用料などは、すべて事業関連の経費として計上することが可能です。

次に「視察旅行」についてですが、視察旅行は事業を行っていく上で必要となる製品やサービスあるいは、技術などのリサーチを目的とした旅行のことを「視察旅行」と言います。
例えば、新規事業を開発するために、必要な技術を学びに海外へ視察へ行ったり、新商品の買い付けのために、地方へ行ったりする場合は、「視察旅行」として経費を計上することが可能です。
旅行費用として経費にできる項目には、交通費、宿泊費、展示会やエキスポなどへの参加費、あるいは現地での通訳やガイドなどに支払った料金なども経費として計上することが可能です。

＜研修旅行・視察旅行にはこんなメリットが＞
視察旅行や研修旅行のように事業に関連する旅費は「旅費交通費」として経費にすることができます。
旅費のすべてを経費として「損金算入」できるというのが最大のメリットです。また、従業員に給与課税されないというのもメリットです。
今年は利益が出すぎて税金が高くなりそうだと言うときは、決算前に研修旅行や視察旅行を組むことで、経費計上して節税することも可能です。

＜交通費や旅費として経費が認められないケース＞
確定申告の際に、旅費や交通費を経費として計上したのに、認められないケースもあります。
ケースとしては2つあり、給与認定される場合と役員賞与として認められるケースです。

経営者側の対応としては、
給与認定された場合は、源泉徴収税の追加納付を行う
給与認定された場合は、消費税を課税対象外として扱う
などを行う必要があります。
役員賞与と認められた場合は、損金不算入として扱う
といった対応が必要です。
また、従業員側は、給与として所得税や住民税の税負担が増えることになりますので、その点にご注意ください。

＜視察旅行は経費として認められる範囲が広い＞
視察旅行の場合は、他の旅行に比べて必要経費として認められる範囲が広く設定されています。
たとえば、新店をオープンさせるための候補地を視察したり、新商品開発のためにサプライやーを開拓しに行ったり、同業他社への視察ツアーなど、ありとあらゆるシーンが考えられます。
視察の内容の中には、リゾート地やテーマパークなどを視察するケースなどもありますので、こういった旅行も経費として計上することが可能となります。
かなり広範囲に渡って視察旅行の目的がカバーされていますが、経費として認められるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

＜研究開発税制の対象になる可能性＞
視察旅行の中には、研究開発を目的としている場合もあります。ある一定の要件を満たせば、研究開発目的の視察旅行に使った費用は、研究費や研究開発費として計上することが可能です。
研究開発費は「研究開発税制」という控除制度があるので、この制度を利用すると法人税から一定額が控除されるという仕組みになっています。

研究開発税制は、
試験研究費総額 × 税制控除率（普通法人：6～14％／中小法人：12～17％）
を法人税から控除することを認めた法律で、かなり大きな節税効果が得られる制度となっています。

＜出張手当の支給＞
研修旅行や視察旅行などに参加した従業員に対して、出張手当を支給することができます。
出張手当は損金に算入することができるため、法人税の節税対策としてもおすすめです。
また、給与課税されないので、消費税や所得税を節税したり、社会保険料を節約できるというメリットもあります。
出張手当を支給するためにはあらかじめ「出張旅費規程」を作成しておく必要があります。

旅行費用を交通費として計上するためのポイント

旅行費用を交通費として計上するためには、税務調査の際に「事業のための旅行であること」を証明できるようにすることが重要です。
観光などについては、経費として認められない部分になりますので、あらかじめ除外しておくことが肝心です。
この他にも、旅行費用を経費として認められるために押さえておくポイントがありますので、以下に解説していきます。

＜視察目的など事業との関わりを明確に＞
旅行費用を経費として認めてもらうためには、「事業との関わりを明確にする」ということが一番重要です。

法人税基本通達9−7−7には「旅費交通費に該当しないもの」が明確に定められていますので、以下の3点に留意してください。

（1）観光ビザ等、観光渡航の許可を取得して行う旅行
（2）旅行斡旋業者が募集する団体旅行プランを利用して行う旅行
（3）同業団体が主催する団体旅行に参加して行う旅行で、観光目的と認められるもの

となっています。

海外への視察旅行の場合は、ビジネス目的でも「観光ビザによる入国しか認められていないケース」や「団体旅行プランの方が経費を低く抑えられる」といった理由から、視察旅行でも上記のような内容に該当する形で旅行するケースもあります。
そういった場合は、旅行に関する資料や実際に視察した訪問先のパンプレットや名刺など、税務署に対して証拠となるようなものを残しておくことが重要です。

＜旅行内容の記録を残す＞
上記の内容と一部重複することになりますが、研修旅行や視察旅行を行った場合は、その内容を記録しておくことが重要です。
例えば、研修旅行の目的や研修資料、参加証明証や日程表などは、対外的に視察や研修目的で旅行を行ったことを証明するために大切な資料となります。
どんなものが税務署への説明の際に使える資料となるのか、以下に一例を挙げてみます。

研修旅行：日程表、研修資料、参加証明書・研修修了書、領収書など
視察旅行：日程表、撮影写真、議事録、名刺・パンフレット、報告書、領収書など

日程表に関しては「いつどこで誰に会う」といったスケジュールを具体的に記録紙、それを証明する資料（名刺、パンフレット、議事録など）を揃えておくと良いでしょう。
この日程表の中に、業務や事業と直接関連のないような内容が含まれていたり、詳細なスケジュールが記録されていない場合、税務調査で指摘される可能性が高くなります。

＜視察・研修などの割合を明確にする＞
旅費交通費として経費を計上するためには、研修旅行や視察旅行で「業務に関連する部分」と「それ以外の部分」を明確にしなければなりません。
業務以外の部分の中には、観光などが含まれていますので、この部分にかかった経費は対象外となります。
事業と直接関連した部分の交通費は経費、観光などそれ以外の部分に関する費用は、給与として扱われます。
計算方法は「業務従事割合」を使って行います。業務従事割合は、旅行先で業務を行った割合のこと指しています。

計算方法は、
業務従事割合＝視察等の日数 ÷ （視察等の日数＋観光の日数）
となっています。

国内旅行の場合はそれほど影響を受けませんが、海外渡航の場合は、業務従事割合によって旅費交通費の算出方法が変わります。

＜業務従事割合の計算方法＞
事業の一環として行った旅行であっても、全行程を仕事に当てたわけではありませんので、まずは日程の中から「視察等」「観光」「旅行日」「その他」に分けることから始めましょう。
分類の定義は以下の通りです。

視察等：業務に従事した日数（企業・工場への訪問、展示会への参加など）
観光：観光等に要した日数（自由時間や私的な理由で参加したものなど）
旅行日：目的地までの移動日数（主に往復に要した時間）
その他：土日祝日など、いずれにも分類できないもの
通常の勤務時間（8時間）を1日と換算して、0.25日（2時間程度）を1単位という割合で、それぞれの項目に分類します。

分類が終わったら
業務従事割合＝視察等の日数 ÷ （視察等の日数＋観光の日数）
に当てはめて業務従事割合を計算していきます。

旅行先が海外となる場合は、さらに条件を細かく設定されています。
国税庁のホームページには、海外旅行を視察旅行や研修旅行とする場合についてんの法令解釈通達が出ています。
具体的な調査内容は以下の通り。
（1）団体旅行の主催者、旅行名、旅行目的、旅行日程、参加費用、その他の内容など
（2）参加者の氏名、役職名、住所など

税務調査では、上記に関連する資料に基づいて海外視察の目的や参加者の役職、あるいは業務との関連性などについて調査していきます。

海外へ渡航する際の旅費交通費については、損金算入のルールも決まっていますので、そのルースにしたがって算出しなければなりません。

海外渡航の交通費に関する損金算入のルール
業務従事割合90％以上：全額損金算入
業務従事割合50％以上：往復の交通費＋（その他の費用の額×事業従事割合）
業務従事割合50％未満：旅行に要した費用×業務従事割合
業務従事割合10％以下：全額損金不算入

業務従事割合に応じて損金算入できる範囲が異なりますので、必ず業務従事割合にそって計算しなければなりません。

区分に従っていない場合は、税務調査で否認される可能性がありますので、十分ご注意ください。