多くのフリーランスが面倒と思っている請求書作成は、テンプレートを利用して♪ | 在宅ワーク・内職の求人・アルバイト情報なら主婦のためのママワークス

多くのフリーランスが面倒と思っている請求書作成は、テンプレートを利用して♪

公開日:2019.11.11
最終更新日:2019.11.11
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はじめに

フリーランスの皆さま、日々の業務、お疲れさまです。業務が完了すると、請求書作成をしなければ…となる方もいらっしゃることでしょう。フリーランスの方って、普段の業務以外にも、やることがてんこ盛りですよね~。

このように書けば、「この在宅WEBライターは、人ごとでいいわね」と思われるかもしれません。しかし、私もまったく人ごとなどではなく、昨晩も積もりに積もった請求書を仕方なく(!?)作成していました。

そんな時いつも思うのが、「フリーランスの皆さまの中には、請求書を作るのが、億劫ではない方っているのかなぁ?」ということです。

おそらくフリーランスで、経理のお仕事をされている方を除けば、請求書作成が面倒ではないと思っている方は、あまりいないのではないでしょうか。

そこで今回は、おそらく多くのフリーランスが面倒だと感じているであろう「請求書作成」について、さまざまな角度からお伝えします。

請求書作成の前に、今さら聞けない請求書について

いきなり請求書作成のことをお伝えする前に、まずは「請求書ってなんですか?」というところから入ろうと思います。この「請求書とはなに?」という話題は、結構奥が深く、フリーランスの方の多くが関わってくる、確定申告にもつながっていくことなので、少しお付き合いください。

おそらく皆さまにとって請求書とは、「お金を請求するための文書」というイメージがあると思います。しかし実は、相手に対して(フリーランスの場合は、企業などの依頼主に対して)、「その行為をしてください」とお願いする文書のことになります。

請求書は、フリーランスで働く人や個人事業主だけではなく、会社や法人なども発行します。ですから、例えば『ママワークス』の求人などでも、営業事務や一般事務の「仕事内容」の中に、「請求書発行」と書かれている場合があるのです。

会社の場合だと、管理部門が請求書の発行を行いますが、フリーランスの場合は、自分で作成する必要があります。

あと非常に大切なことと言えば、発行された請求書は、「法人は7年、フリーランスは5年間の保存義務がある、証憑書類のひとつである」ことでしょう。

つまり、フリーランスでさまざまなところと業務委託契約を結んでいる方の場合、請求書の保管が大変ですが、請求書とは単に「お金を請求する書類」ではなく、「証憑書類」として大切に保管と管理をしなければならないことを忘れないでください。

もしいい加減に請求書を保管してしまうと、確定申告などに行く際、自分が困ってしまうことになるので、注意が必要です。

また、皆さまは請求書に時効があることをご存じでしたか?この時効は法律で定められており、2年になります。2年もの間、請求書を提出しないことはないと思いますが、こちらもお気を付けください。

本当に請求書の作成は億劫ではありますが、時効もあることですから、早め早めに作成しておきましょう。

請求書って自分で作っていいんですか?

結論から入りますが、依頼主側に「経理部」のような請求書関連の対応をする専門の部署があって、待てど暮らせど請求書が来ない場合は、自分で作った方がいいでしょう。

なぜならば、下手をすると依頼主が請求書の作成指示を忘れてしまっている、つまり、せっかく納品したのに、納品されたこと自体を忘れている可能性が高いからです。

「そんなことあり得る!?」と思うかもしれません。しかしよく考えていただければ分かるのですが、会社の規模が大きければ大きいほど、取引している在宅WEBライターの数は多いと思います。

しかも案件も大きいものから小さなものまで、実にさまざまです。それをすべて把握してというのは、非常に難しいことでしょう。

ですから、毎月決まった日に、依頼主側が作成した請求書の下書きの連絡が来なかった場合は、作り忘れている可能性も考えて、自分で請求書を作っておいたほうがいいと思います。

あと、私の経験から、もう一つ請求書を自分で作成した方が良いと思われる理由があるので、それに関しては次でご紹介します。

請求書作成は面倒でも自分でもしておくべき理由とは

私はある企業から依頼を受けて、WEBのライティングをしました。そのときはたまたま、納品したもののほとんどが、1万文字と大きなものばかりでした。その中に1件だけ、「あなたならきっとすぐに書けるからお願い!」と頼まれて、800文字のライティングの対応もしました。

毎月の締め日がやってきて、(その企業は、その前の仕事までライターが、自分で請求書を作るタイプでした)「今回は文字数も多かったし、あなたも忙しいだろうから、請求書を作ってみた」と言ってくれました。

実はそのとき、今まで通り自分で請求書を作っていたのですが、そんなことを言うのは感じが悪いかな、と思って、自分の請求書のことはそっとしておいて、作ってくださった請求書を確認しました。すると、800文字の記事分が抜けていたのです。

確かに文字数は少ないし、依頼を受けたその日に提出したレベルのものではありましたが、納品済みのものだったので、依頼主側にその旨を伝え、再度請求書を作り直してもらいました。

私もほとんど忘れかけていたほどの小さな記事でしたが、そんなことも実際にあります。ですからまずは、自分で簡単でも結構なので、請求書を作成しましょう。

もし、依頼主が請求書作成を忘れたら、それをきちんと作り直して送付する、もし依頼主が作ってくれた場合は、Wチェック用に自分の請求書を用いるのが、一番漏れがない方法だと思います。

請求書作成時に気を付けるべきことってなに?

請求書はフリーランスにとって、5年間の保存義務がある、証憑書類になります。ですから必ず書くべきことがいくつかあります。

まず、「請求書の作成者の氏名(あるいは社名)」と「請求する相手の氏名および住所と請求する者の氏名および住所」。次に、「請求書の発行日」。

そして、「請求内容の明細と合計請求金額(税の有無)」と「請求日と振込期限」。また、「振込先の銀行名と銀行番号、支店名と支店番号、預金の種類と振込先の番号、フリーランスの氏名と読み方」になります。

多分このあたりのことは、フリーランスとしていくつか仕事をしている方にとっては、大丈夫だと思いますが、自分で一から請求書を作成する場合は、くれぐれもご注意ください。そして最後の注意点としては、署名捺印をお忘れなくというところでしょう。

請求書作成、できそうにない場合はどうすればいい?

皆さまはエクセルを用いてのデータ作成は得意ですか?私は非常に苦手です。

先日、ある企業の人事の方とお話しする機会があったのですが、その方から「あなたが仕事をする上で、苦手だと感じることはなんですか?」と聞かれたことがありました。即座に私が「パソコン業務です」と答えると、その方は苦笑いをされていました。

そういうレベルの者ですから、依頼主である企業から「請求書を作って送ってもらえますか?」と聞かれたときは、いつものフリーランスの仕事以上(!?)に、「え~!?」と思わず言ってしまったほどでした。

その請求書作成に対応するため、私がまず思いついたのが図書館でした。つまり、図書館でExcelの本を借りて、一から請求書を作ろう!と思ったのです。

「簡単な関数なら多分できるだろうし、何とかなるかな~」ということで必死の思いで作った請求書を依頼主にお送りしたところ、「書式は全員そろっていた方がいいから…」とのこと(…)で結局、依頼主サイドが作ってくれた請求書を使ったのでした。

今となっては「そんなこともあったよな~」という感じですが、パソコン業務が苦手な皆さま、大丈夫です!安心してください。もう今はそんな時代ではありません!

現在はパソコンから簡単に請求書のテンプレートが落とせます。しかもタダ!これはその無料テンプレートを利用するしかないですよね!次にその請求書の無料テンプレートをご紹介します。

やっぱり請求書は無料テンプレートが一番♪

まずパソコンに「請求書 無料テンプレート エクセル」と打ち込んで、検索を掛けましょう。すると、検索結果がダーッと出てきます。すると、たくさんの無料の請求書がヒットしてきますが、その中でも特におすすめをこちらではご紹介します。

まず、おすすめなのが、「EXCEL請求書テンプレート(https://zestyoga.net/invoice/)」です。そのおすすめ理由が、女性が好きそうなラグジュアリーなものやレース柄、バラ柄など、あの面倒な請求書作成を面倒と感じさせないくらい(!?)、おしゃれな請求書が数多くあるからです。

何事もそうですが、まずは楽しい、面白いと思う気持ちが大切で、特に苦手なものの場合は、いかにどこからモチベーションをあげるきっかけを持ってくるのかが非常に重要になります。おそらく多くの女性は、このような可愛らしいテンプレートを用いればきっと、テンションが上がるのではないでしょうか。

同じような理由にはなりますが、次のおすすめは「Misoca 請求書の無料エクセルテンプレート(https://www.misoca.jp/misoca_template/invoice/index.html)」です。こちらも、イラスト入りの請求書は多いのですが、シンプルなデザインのものも種類が豊富で、カラーバリエーションもたくさんあっておすすめです。人とは違う請求書を提出したい!という方にピッタリだと思います。

最後にご紹介するのは、「ビジネステンプレート(https://template.the-board.jp/tags/1/タテ型)」です。名称通り、非常にビジネス的で、きっと「この請求書、どこかで見たことある!」というものが一つはあると思います。シンプルでビジネス的な請求書を好まれる方にぴったりのサイトでしょう。

おわりに

請求書作成は面倒ですが、自分の報酬になるわけですから、しっかりとモレがないように作っていきましょう。

あと依頼主側のこともありますが、可愛らしい請求書を提出しても大丈夫そうなところなら、心機一転、ぜひ使ってみてはいかがでしょうか?

私も、もし請求書の発行をする機会があれば、ぜひ可愛らしいテンプレートを使ってみようかな♪、と思いました。

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