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出金伝票の書き方・使い方を解説!

公開日: 2019.12.24
最終更新日: 2021.04.04

出金伝票の書き方・使い方を解説!

はじめに

いきなりですが、皆さんは日常生活での買い物でもらったレシートを保管していますか?家計簿をこまめにつけている人や、個人事業主の方ならレシートを大切に保管している事と思います。レシートは「いつ」、「どこで」、「何を買っていくら支払ったか」がわかる大切なものです。

しかし、中にはレシートや領収書では、お金のやり取りの証明ができないものも多々あります。これを解消するのが「出金伝票」と言われるものですが、今回はこの出金伝票の書き方を中心にコラムを書いていきたいと思います。

そもそも伝票とは

伝票には「振替伝票」、「入金伝票」、「出金伝票」、「仕入伝票」、「売上伝票」の5つあります。それぞれ取引の内容によって仕様が異なり、また、伝票の種類によって1伝票制や3伝票制、5伝票制の3種類に分かれます。

1伝票制は、1つの伝票に全ての取引内容の仕訳を行い、主に「振替伝票」が使われます。1つの伝票で全ての取引内容がわかるのでコンパクトな伝票でもありますが、詳細が省かれているので詳しい内訳が変わらないというデメリットがあります。振替伝票をもとに、総勘定元帳へと記載していきます。

3伝票制は、1伝票制で現金を扱う項目「入金伝票」と「出金伝票」に分け、それ以外の取引を「振替伝票」とする方法です。これをすることにより、総勘定元帳の手間が1伝票制よりも作業が楽になります。

5伝票制は、3伝票制で用いた「入金伝票」、「出金伝票」、「振替伝票」から、さらに「仕入伝票」と「売上伝票」を用いる方法です。仕入れやなどを要する小売業など、自社商品やサービスなど本業に関する詳しい取引は、5伝票制を用いたほうが良いとされています。伝票の種類が多いので面倒なところもありますが、総勘定元帳の手間が3伝票制よりも楽になります。

特に重要な入金伝票と出金伝票とは

3種類の伝票制と5つの伝票を紹介しましたが、一番一般的なのが3伝票制です。3伝票制で使う「入金伝票」は、現金を受け取る取引の場合に使用し、「取引の内容」や「取引相手の勘定科目」、「取引金額」を記載します。
これに対して、「出金伝票」は現金を支払う取引の場合に使用し、記載の内容は同様に「取引の内容」、「取引相手の勘定科目」、「取引金額」となります。

これらは現金での取引で任意に記載しますが、入金伝票は主に売り上げにつながるものですので、故意に書かない個人事業主の方々が多いようです。これは、いわゆる脱税とみなされるので絶対にやってはいけません。

そして出金伝票の方は、現金で支払った取引や出費でレシートや領収書の無い経費などを任意で記載しますが、こちらは主に税金を安くするための控除の方に大きく反映してきます。
そのため、過剰に書きすぎてしまう人が多いようですが、こちらも脱税となってしまうので、事実とは異なる取引伝票の作成は絶対にやめましょう。

出金伝票についてもっと詳しく

サラリーマンやフリーランス、個人事業主問わず、ビジネスをしていくうえで最も大切な伝票はこの「出金伝票」でしょう。サラリーマンの方は、営業や接待など突発的に出費が発生し、個人事業主の方は毎年確定申告の時期に必要になってきます。
そんな出金伝票の使い方や書き方、利用方法などを以下に説明します。

 

 

出金伝票の入手方法

出金伝票は、一冊100シートの冊子になっているタイプがほとんどで、文具店や100円ショップなどで簡単に入手することができます。
ネットショップでは、50~70円前後ととても安価で入手することができますが送料がかかってしまいます。100冊ほどのまとめ買いをすると、送料無料となるケースが多く、さらに一つ当たりの単価も安くなるのでおすすめです。

 

とはいえ、100冊なんてよほどの大企業でもない限り使い果たすのは無理があります。個人事業主の方は、一年間で使用する頻度としては2~3冊あれば十分でしょう。また、サラリーマンの副業で出金伝票が必要な方は、年間で1冊もあれば十分です。
そこで、一番お勧めな入手方法としてはフリマアプリです。フリマアプリの最低金額は300円なので、出金伝票一つの単価としては高いと感じるかもしれませんが、フリマアプリで出金伝票1冊を出品している人はまずいません。

 

ほとんどが入金伝票や振替伝票、領収書、請求書など事務用品をセット売りしているのが特徴です。中には、配達業者指定の伝票や専用梱包などもセットになっているケースがあり、一回の購入で全ての伝票が揃ってしまいますので、フリマアプリでの入手が一番のお勧めです。

出品伝票の利用シーン

出金伝票は、どのようなシーンで活用するのでしょうか?例えば、サラリーマンの出張や営業活動の例で言いますと、電車代やバス代など少額の交通費などをひとまとまりにして精算する場合に必要になってきます。
副業や個人事業主などの方は、これらの交通費以外にも取引相手に提供した自動販売機なども交際費として計上でき、取引先に関連した葬儀の香典やその他冠婚葬祭費用、イベント参加費、さらには相手との交際の中で発生した割り勘費用なども計上可能です。これらの事象のような、領収書やレシートの発行が難しい場合に限り、出金伝票を作成して経費に割り当てることができます。

 

しかし、例外として上記のケース以外おいて発行してもらった領収書やレシートが紛失してしまったり、汚れてしまったなど正当な理由がある場合は別途、出金伝票を追加で書く事が可能となります。あくまで最終手段が出金伝票発行となりますので、「印字が消えた」、「レシートが破れた」、「日付がない」などと言っても捨てずに必ず保管しておくようにしましょう。
特に、会社員の方は経理や人事の担当の方に必ず説明をしなければならない事になり、社内規定でも定められている金額の半分になってしまう恐れがありますので、注意したいところです。

 

出品伝票を利用するシーンには以下のようなものがあります。

 

1:領収書・レシートを失くした

 

領収書やレシートをもらったものの、どこかに紛失したり、うっかり捨ててしまったなどといった場合は、再発行をお願いすることが基本です。
経費としてあげるには、それなりの証拠があってしかるべきだからです。
万が一証拠がなくても経費に認めるような企業の場合、透明性が疑われたり、税務署から脱税を疑われても仕方がないと言えるでしょう。
とはいえ、民法の規定では、領収書は支払者が求めれば必ず発行してあげなければならないと明文化されているものの、再発行を求められたときの発行についても義務があるとは書かれていません。
つまり、発行してあげるかどうかは、発行者の裁量にゆだねられているというわけです。
しかし、再発行をしてあげることで、結果的に経費の水増しに加担してしまう恐れがあるため、基本的には再発行に消極的な企業がほとんどだということは理解しておくと良いでしょう。
ただし、万が一領収書を紛失し再発行を依頼しても拒否された場合でも、領収書なしでそのまま計上してしまうわけにはいきませんし、支払ってなかったとして経費としてあげないわけにもいきません。
そういったときには、「支払先」や「支払日」、「但し書き」、「支払金額」などを記載した出金伝票を用意しましょう。
領収書とは異なりますが、経費としてあげるのに有用な書類として扱われるからです。
ただし、紛失し再発行を拒否されたふりして、出金伝票を悪用することは避けましょう。
支払ってもいないものに対して経費としてあげることは許されません。
税務署は支払先に事実を確認する権限をもっているので、調査が行われる可能性があります。

 

2:そもそも領収書・レシートが無い

 

通常、物品を購入した場合レシートは必ずもらえるものですし、一言レジの方に断れば、領収書も出してもらうことができます。
しかし、電車やバスの乗車料金をはじめとしてレシートや領収書がない、もらえないケースがあります。
そういったときに出品伝票は活躍してくれるのです。
具体的には以下のようなケースがあります。

 

・電車やバスの乗車料金やETCなどで支払った高速代
・香典や祝い金などの慶弔費
・割り勘した接待交際費
・自動販売機や券売機などで購入したもの(ジュースや食べ物)

 

新幹線などを利用する際、券売機で購入すれば領収書発行ボタンがありますし、インターネット経由で購入した場合も領収書を印刷できるようになっているものですが、普段乗るような電車やバスの乗車券購入にはそのようなことは叶いません。
しかし、会社内だけでなく税務署や監査法人でも、日常的に発生するような少額の交通費にかんしては領収証を求めるといったことをしないのが一般的なので、日付や区間、金額等を記載すれば出勤伝票で済ませるということが通例となっているのです。
なお、慶弔費にかんしては、数千円から数万円までと金額も低くないため、招待状やお礼状など慶弔にかんする証拠を添付・保管しておくことが望ましいです。
また、仕事上の付き合いで飲食を行う場合、割り勘で支払ったため領収書がもらえなかった、または使えないというケースも起こりえます。一緒に行った人がまとめて店側に支払い、自分の割り勘分をその人に支払ったら、領収書をもらうことはできません。逆に、代表として店に全額支払いし領収書をもらったとしても、後で、他の人から割り勘分を徴収した場合、自分がすべて払ったわけでもないのでその領収書は使うことができませんよね。
自分が全額負担したわけでもないのに全員分の総額を経費としてあげたら、個人事業主だったら立派な脱税になりますし、サラリーマンの場合も会社を騙して清算を受け取ったり、会社を脱税させたなどという大罪になってしまいます。
割り勘を行った場合は出金伝票を利用することが望ましいです。実際に支払った金額や店名、日付、目的や領収書がもらえなかった理由(割り勘をしたなど)を書き記しておくこともおすすめします。

 

3:白紙領収書しかもらえなかった

 

一般的にはあり得ないことですが、領収書をお願いして受け取り、後日よく見てみたら白紙領収書だったなんて可能性はゼロではありません。
そういった場合も、出金伝票を利用することができますが、状況が分かるよう白紙領収書を付けることがおすすめです。
もちろん、領収書をもらった時点で確認はするべきです。
しかし、時間がなく確認が後になってしまうということもあり得ます。
その際、白紙だからと言って自分で書き込むのは避けてください。
たとえ、正しい金額を書いたとしても、手を加えることで問題になりかねないからです。

 

4:領収書の文字が薄かったり見づらい場合

 

領収書は手書きの場合と印字の場合がありますが、印字の場合はインク不足が原因で字が薄くなっている場合があります。
支払った本人は、自分が支払った以上金額がすんなり分かりますが、支払っていない人が見たら分かりづらいかもしれませんし、日数がたつと、さらに薄くなっていく恐れもあり不安になりますよね。
また、手書きの場合でも書き方によっては字が薄かったり、字が判別しにくいなんてこともあります。
この場合も支払った本人は分かっても、経理の方や税務署の方がみたときに分からないと困ったことになってしまいます。
このように、印字でも手書きでも文字が薄かったり見づらい場合は、出金伝票で対応することができます。
文書偽造になる恐れがあるため、自分で手を加えるなどといった行為は避けましょう。
または写真をとっておき、添付しておくといった方法もあります。

 

5:領収書に不備が、不足がある場合

 

領収書の宛名が誤っている、日付が違う、もしくは一部が未記入であるといったこともあります。
滅多にあることではありませんが、日付は正しくても、よく見たら年号が間違っているなんてことがあったりします。
領収書はもらったらその場で確認するのが基本です。その場で間違いや記入漏れに気が付くことができれば、訂正してもらったり、正しい領収書を発行し直してもらうことが可能ですが、クライアントとの打ち合せに遅れるなどといった理由で時間に余裕がない場合、ついつい確認をしなかったなんてことがあるでしょう。
その場合は、手を加えることはせずに出金伝票で対応します。

 

繰り返しになりますが、自分で勝手に書き込んだり、修正を加えることは避けるべきです。
ほかのケースと同じく、文書偽造という大きな問題に発展する恐れがあります。

 

 

 

出金伝票が不要なシーン

一方で、領収書やレシートが発行されなくても、出金伝票を書かなくても良いケースがあります。それは、電子決算をした場合です。具体的に言いますと、ETCカードによる有料道路交通費や非接触式ICカードでの電車代やバス代などが挙げられます。最近では、自動販売機で電子決算ができたり、スマホを通じてのQRコードによる送金などもあります。

 

これらは、インターネット上のサーバーに利用履歴が蓄積され、その累積データをもとに総勘定元帳への転記が可能であります。しかし、注意したいのが履歴の閲覧が過去60日や180日など古い履歴から自動的に消去されていくので、確定申告の時期に一年分を一気に見るとなると、カード会社から明細の再発行の手間や手数料も発生します。一ヶ月、最低でも二ヵ月おきに記録する事を心がけましょう。

出金伝票の書き方

実際に取引があったら、その事案に対して速やかに伝票を書くことを心がけましょう。出金伝票の場合、例えば『12月14日に㈱アイドマホールディングスから、1ケース2000円単価を1000ケースの原材料を仕入れて、現金200万円を支払った』取引があったとします。

この仕訳には、『商品を200万円で仕入れること事ができた』と『現金200万円が会社から減ってしまった』の2つの要素を持ちます。前者の勘定科目は「現金」となり、資産の減少は貸方で200万円となります。一方、後者の勘定科目は「仕入れ」となり、費用の増加は借方で200万円となります。

これを出金伝票に記載していくには以下の流れのようになります。

①取引年月日の記載・・・12月14日

 

②出金伝票番号・・・その年に出金伝票を作成した順番(例:No.19)を記載

 

③取引相手の名前を記載する(㈱が前か後も注意)・・・㈱アイドマホールディングス様

 

④勘定科目・・・仕訳時の借方の方に該当する勘定科目を記載することになるので「仕入れ」と記載

 

⑤摘要・・・簡単に取引の内容を記載。この場合は「原材料1000ケース」と記載する。

 

⑥金額・・・⑤での取引金額を記載。この場合、1ケース2,000円で1000ケースを購入しているので、「2,000,000円」と記載。

※200万円と書かずにきちんと1円単位で記載することが重要です。

⑦合計金額・・・今回は原材料1,000ケース購入で⑥小計金額の2,000,000円だけでしたので、そのままの金額「2,000,000円」と記載。

 

⑧印欄・・・右上に4か所ほど印鑑を押す箇所があります。右から作成者で左に行くにつれて係長、課長、部長、、、社長と、自分より立場の上の人の承認印が必要となります。直筆のサインでも認められている会社もありますが、基本的には必ず作成者の印鑑(シャチハタ、三文判問わず)を一番右に捺印し、直属の上司の承認印をもらって、経理担当者に提出してください。

出金伝票には、上記の④~⑥などを記載する項目が4~6行ほどあります。出金伝票のサイズによって行数はさまざまですが、今回のような勘定科目が1取引のみの場合他の行が余ってしまいます。そういった場合は、他の行に斜線「/」を引いておくのが一般的です。

これは帳簿のつけ方の基本ですが、それ以外にも製造業の現場作業でのチェックリストや公官庁へ提出する報告書など共通のルールであります。
これらは役所独自のルールで監査や税務調査、規格の申請、著作権、特許申請などさまざまな書類に対して項目追加をできないように「不正防止」の為にルール化しています。

記入する際に使用するペンは、シャープペンシルや消せるボールペン(フリクションなど)は不可で、ボールペンか万年筆で記入するという点もルールの一つです。万が一、書き間違えてしまったら修正液や修正テープは使用せずに、定規を使って二重線「=」を引きその上に訂正印を押してから空いているスペースに書き直しましょう。

さいごに…

経費や仕入れなどは、基本的には領収書やレシートなど何らかの形で証明書が発行されますが、出金伝票はそれらが発行されない場合の「やむを得ない」事態の最終手段であります。

取引金額が高額であったり、出金伝票の発行枚数が多かったりすると、税務署に怪しまれたり最悪の場合、税務調査となり日々の業務に支障が出てしまう恐れがあります。

冠婚葬祭などでの出金伝票は、招待状や案内のはがきなどを添付しておくと信頼度が増しますので、可能な限り違う形で証明できる手段を見つけておくことを心がけましょう。