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出納帳を作るメリットとは?科目ごとの書き方や記帳例もご紹介♪

公開日: 2020.01.30
最終更新日: 2020.03.25

出納帳を作るメリットとは?科目ごとの書き方や記帳例もご紹介♪

現金出納帳って知ってますか?

突然ですが、「現金出納帳」って皆さんご存じでしょうか?
恥ずかしながら私自身、この漢字すらきちんと理解しておらず、とても恥ずかしい思いをした苦い思い出もあります…!

出納帳=家庭の家計簿と同じ、家計管理のためのノートというイメージですが、実際の活用方法とはどんなものなのでしょう?
ここでは、そんな「現金出納帳」についてお話させていただきます。

出納帳って実は1つではないのです

出納帳と言っても、実は事細かに分かれて使用されていますので、その種類別にご紹介していきます。

◆現金出納帳
事業用の財布・金庫で管理している現金の動き(入出金)を日付順に記録、現金残高を管理するための帳簿です。この「現金出納帳」は、確定申告で作成義務がある補助簿の1つ。したがって家計簿のようにゆるいイメージではなく、現金を使う(入出金)度にきちんと正確に記録しなくてはいけないのです。交際費や文具代金を必要経費で現金で支払う時や、預金口座から現金を引き出す時など…

「いつ・何の目的で現金が動いたのか」を漏れがないよう記帳することで、帳簿の残高と実際の現金残高に間違いがないことを確認することができる大変重要な役目を担っているのです。正しく記入されている=実際の現金残高と必ず一致するということになります。

◆預金出納帳
売上や支払、事業用資金を全て現金として手元に置いて管理している人はかなり少なく、ほとんどの人が銀行の預金口座で管理していると思われます。この銀行預金の入出金を現金出納帳に記入してしまうと混乱してしまうので、それらを防ぐために「預金出納帳」に記入し管理するのです。
簡単に言ってしまえば、現金出納帳は【現金用】、預金出納帳は【預金口座用】の家計簿というイメージでしょうか?

◆小口現金出納帳
こちらは主に“法人関係”のもので、個人事業主の方にはほとんど関係がありません。どういったものかと言いますと、交通費などの経費用として少額の現金を会社に置いておくのですが、その“置いておく現金”=小口現金と呼びます。その小口現金を管理するための帳簿のことを「小口現金出納帳」と言います。
現金出納帳や預金出納帳は、現金の入出金があれば基本的にその日の内に帳簿します。ですが、小口現金出納帳は一定期間で使用した分の領収書を担当部署がまとめて集めて管理することが一般的な帳簿の仕方と言われているそうです。

どうして出納帳を作る必要があるのか?

毎日つけなくてはいけないとなると、正直面倒だから作りたくない…と思う人もいると思います。ですが、先ほども申し上げました通り、現金出納帳は確定申告に関わってくることから【作る必要がある帳簿】なのです。その理由についてはこれから少し詳しくご紹介していこうと思います。

◆確定申告で作成の義務がある
現金出納帳は、作成義務がある補助簿と申し上げました。ですが、作成義務はあるけれど、“現金の取引”でなければ作成する必要はありません。
近年クレジットカードや電子マネーが普及してきたため、業種や人にもよりますが、現金取引をほとんどしないという人もいます。とはいえ、現金を全く使用しないという人はほぼいないでしょう。
確定申告は、2つの申告(白色・青色)のどちらを選択したとしても、現金出納帳は必要となります。確定申告をし、現金取引をするとなるのでしたら、現金出納帳は作成してください。

◆不正を防ぐと共に自分の身を守る為のもの
現金出納帳の役割は、【現金をいつ・何の目的で使用した、または受け取った】ということを証明する「証拠」になります。
現金の受け渡しは、銀行口座やクレジットカードのように履歴は残りません。いないということが前提ですが、改ざんしようと思えばいくらでも改ざんすることができるのです。改ざんするつもりがないにしても、現金出納帳を付けていない=税務署から余計な疑いを掛けられてしまう事態にもなりかねません。「自分の身は自分で守る」ために、現金出納帳をつけるということが重要になります。

※ここで1つお伝えしておきたいのですが、帳簿類は確定申告から7年間保管しておかなくてはいけません。平成30年4月以降開始の事業年度で欠損金が発生した場合、保存期間は10年間に延長されました。

実際に記帳してみましょう!

ここまで読んでいただけましたら、少しでも出納帳について理解できたかなと思います。では、ここからは現金出納帳の基本的な書き方をお伝えしていこうと思います。

現金出納帳の基本は、「借方と貸方に仕訳をしてから転記する」というものです。

◆まずは仕訳をしてみましょう。

仕訳例①
9月2日に普通預金口座から20万円を引き出した場合
借方:現金100,000
貸方:普通預金100,000

仕訳例②
9月3日に〇〇商事に行く為タクシー代2,000円を現金で支払った場合
借方:旅費交通費2,000
貸方:現金2,000

仕訳例③
9月10日に事務用の棚代3万円と送料1,000円を現金で支払った場合
借方:消耗品費30,000、荷造運送費1,000
貸方:現金31,000

◆これらを現金出納帳へ転記します。

現金出納帳は、
・日付…実際に収支があった日
・勘定科目…現金勘定の逆の勘定科目 
・摘要…詳細
・収入金額…収入の金額
・差し引き金額…残高から収支の金額を差し引いた金額
の順に記入していきます。

※勘定科目…会社の取引による資産・負債・資本の増減、および費用・利益の発生についてその性質をわかりやすく記録するために必要な分類項目の総称。

先程行った仕訳をこれらに当てはめて記入していけば、現金出納帳は書き上げることができます。

例えば、もし前月の繰越金の差額残高が20,000円とすると

摘要:前月繰越
差引残高:20,000

日付:9月1日
勘定科目:普通預金
収入金額:200,000
差引金額:300,000

日付:9月2日
勘定科目:旅費交通費
摘要:タクシー代(〇〇商事)
支払金額:2,000
差引残高:297,000

日付:9月3日
勘定科目:消耗品
摘要:事務用棚台
支払金額:30,000
差引残高:267,000

日付(同日の記録に続いているのなら記載の必要なし)
勘定科目:荷造運送費
摘要:送料
支払金額:1,000
差引残高:266,000

とこのような感じで記帳していきます。

現金出納帳を正しく記帳するポイントとして
【現金の残高と帳簿の差引残高が一致しているかどうか】

をよく確認するようにしていきましょう。少しでもずれが生じてしまうと、後ほどの修正作業が大変になってしまいます。それを防ぐためにも、ひとつひとつきちんと確認しながら記帳していきましょう。

こんな時はどう記帳するの?

もし立替えをした時、どのように記帳すればよいのか不安になると思いますが、大丈夫です!個人用の現金でひとまず立て替えたとしても、勘定科目を「事業主貸」としておけば良いのです。

例えば、9月5日に個人の現金を事業用として3万円立替えたとした時、仕分けは借方が「現金 30,000」、貸方が「事業主貸 30,000」となります。

前月繰越の差額が1万円の場合、現金出納帳に記載すると
日付:9月5日
勘定科目:事業主貸
摘要:現金立替
収入金額:30,000
差引残高:40,000

と記載します。もし現金出納帳の残高と現金の残高がどうしても一致しない場合、「残高過不足」という勘定科目にして帳尻を合わせて対応します。

例えば、9月13日の段階で帳簿の残高4万円よりも現金が500円多い場合は下記のように記帳します。

日付:9月13日
勘定科目:現金過不足
摘要:現金有高超過
収入金額:500円
差引残高:40,500

上記とは反対に、9月13日の段階で帳簿の残高4万円よりも現金が500円少ない場合の記帳の仕方は

日付:9月13日
勘定科目:現金過不足
摘要:現金有高超過
支払金額:500
差引残高:39,500

ということになります。

まとめ

いかがでしょうか?
一見、「現金出納帳ってどんなものかイマイチわからない」という人も、記帳の仕方や内容を少し理解してしまえば意外にも簡単に記帳できそうではないかと感じられたかと思います。慣れるまでは少し苦戦してしまうかもしれませんが、これも経験の1つと思えば決して知っておいて損はない内容ではあると思います。

近年では、会計ソフトの導入を進み手書きの現金出納帳を記帳する機会が少なくはなっていますが、会計ソフトを使いこなすための勉強にもなるので、ぜひ身構えず一度は手書きの現金出納帳にチャレンジしてみてはいかがでしょう?

ここまで読んでいただきありがとうございました。

【参照元】
◆現金出納帳とは?書き方/作成方法と現金管理の重要性
◆「小口現金出納帳」と「現金出納帳」の違いとは
◆現金出納帳の概要と仕訳から記帳までの書き方完全ガイド