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一般事務ってなに?やりがいや大変なこと、あったら良い資格などついても解説

公開日: 2020.09.22
最終更新日: 2020.09.22

一般事務ってなに?やりがいや大変なこと、あったら良い資格などついても解説

一般事務の仕事と言われて、ピンとくる人はいらっしゃるでしょうか?
実際に一般事務に従事している人でさえ、一般事務とは何かと聞かれたら説明できないかもしれません。
一般事務とは企業が事業を行ううえで必要となる汎用的な事務を行う人のことであり、いわゆるオフィスワークと呼ばれる業務全般をわたるため、「経理」のように一言で説明することができないのです。
今回は、そんな、分かりそうで分からない一般事務のお仕事について説明をするとともに、やりがいや大変なこと、年収などについてレポートしていきたいと思います。

一般事務の主な業務8つ

多くの企業で、一般事務に担当させている業務には以下のようなものがあります。

データ入力
〇書類の作成・ファイリング・スキャニング
〇伝票処理(経理系)
〇電話・メール応対
〇来客の対応
〇備品の管理や発注
〇郵便物の発送や仕分け
その他雑務(コピー用紙補助、清掃、お弁当の発注など)

そのほか、その企業の性格により、イベントなどのサポート、配達、チラシ配りなど、ここに掲載されていない職務が発生することがあります。

総務や経理、庶務との違い

求人などでよく見かける「総務」や「経理」と何が違うのか?と疑問に思う方もいるでしょう。
たしかに、伝票の作成などといった職務を見ると、経理と言えるのでは?と考えてしまう方もいるかもしれません。また、備品管理も会社によっては総務の業務にあたります。
実際に、小さな企業ほど分業化なされていませんので、経理や総務に近い業務にかかわることが出てきます。
しかし、一般事務と、経理や総務との大きな違いは、所属する部署に関する作業だけなのか、会社全体にかかわるものなのかといったところにあるのです。
たとえば、営業部に所属していた場合、営業部の伝票処理は行いますが、他部署の分は行いません。また、営業部内の備品の在庫チェックや発注は行うかもしれませんが、他部署の分まではタッチしません。
会社の大きい、小さい、分業化がなされているか、なされていないかなどで業務範囲は変わりますが、あくまで所属する部署の一般的な事務を行うのが一般事務のお仕事となります。

ここで気になるのは「庶務」という職種です。
庶務とはいろいろな事務を指しますから、一般事務とほぼ同義語です。
会社によっては、一般事務と言わずに庶務と呼んでいる場合もあれば、
一般事務とは分け、庶務課を別に設置し、職務を明確に分けている場合もあります。
そもそも企業によって必要な業務内容も規模も考え方も全く違うので、部署名から担当職名まで全く異なるということは理解しておいたほうが良いでしょう。

一般事務に求められる知識やスキル

一般事務に求められる知識やスキルにはどのようなものがあるでしょうか。
企業によって考え方や範囲が異なるのでどの会社でも同じというわけではありませんが、一般的に「これはあったほうが良い」とされる知識やスキルをご紹介します。

 

〇PCスキル
最低限習得しておきたいのが、文書作成ソフトであるWordと表計算ソフトのExcelです。
いずれもMicrosoftの製品でほとんどの企業で使用されています。
一般事務の場合、お客様への手紙や添付文、社内文書(マニュアルや伝票)などを編集したり、新たな作成を行うことがあります。
また、Excelを使って顧客データのリスト作成やデータ入力などを行うことがあるからです。
場合によっては、ピボットテーブルを使った集計表やグラフの作成、または頻度の高い定型処理を簡素化できるマクロの作成能力を求められる場合もあります。
営業部に所属する一般事務の場合(営業事務と呼ばれることもあります)は、PowerPointのスキルが必要となることもあります。
営業先に持っていくプレゼン資料は、一般的にPowerPointで作成されることが多いからです。
なお、フランチャイズの説明会や、相続税や申告に関する説明会、株主説明会などでも、スライドショーなどを使った説明会を実施することが多いですよね。これもPowerPointを使うケースがほとんどです。つまり、BtoB(企業同士の商売)でもBtoC(企業と一般消費者との商売)でも、必要とされるPCスキルということになります。
ほかにも、画像編集(写真などの色合いの調整)やイラストの編集などができれば、資料作成時に役立てることができるので、一般事務のなかでもスペシャリストになりたいという方はぜひチャレンジしてみてください。

 

 

〇コミュニケーション力

一般事務に求められる大きなスキルに、コミュニケーション力も挙げられます。
いろいろな種類の業務を行うことから、部署内のスタッフや他部署のスタッフはもちろん、取引先やお客様ともやりとりを行うこともあるからです。
部署内のスタッフ、たとえば営業や技術職の方に指示された内容を的確に行うためには理解力も必要ですが、分からないことがあったときはきちんと質問できなければなりません。また取引先やお客様よりお問い合わせがあったときには、担当者に的確に伝えることが重要です。
人と話をするのが得意とまではいかなくても、苦手意識がなく、円滑にコミュニケーションが取れると良いでしょう。
なお、過去にアルバイトなどで接客経験があると、応募の際に有利に働くことがあります。

 

一般事務のやりがい

一般事務のやりがいにはどのようなものがあるでしょうか。
営業とは違い具体的な目標値がない、またカスタマーサポートなどお客様をサポートする専任担当者でもないことからお礼を言われることもなく、正直、達成感を得にくい職業だと言われています。
しかし、前向きな人であれば、「よし!この仕事は〇時までに終わらせよう!」とか、「営業さんがスムーズに営業活動ができるよう、ここを少し工夫してみよう」など、自分なりに目標をたてているはずです。
そして、小さくてもその目標を1つ1つ達成できたら、それが「楽しい!」につながるはずです。場合によっては、部署内や他部署の人から「いつも頑張ってるね」や「助かってるよ」などと声をかけてもらえることもあります。
そのときこそ「やっていて良かった!」と思える瞬間なのではないでしょうか。
縁の下の力持ちとして自信も付くでしょう。

 

ほかにも、パソコンでの事務作業をこなしていくうちに、わざわざパソコンスクールなどに通わなくても、先輩の指導や慣れで自然とパソコンスキルが向上するなんてメリットもあります。
そういったこともやりがいにつながるのではないでしょうか。

 

一般事務の大変なこと

一般事務は一般的に定時にあがれることが多いです。また、ノルマや目標値が設定されている営業やミスすると大きなトラブルになりうる技術職や、経理などと異なり、それほどストレスは感じにくい職種だと言われています。
一方で、企画・立案など企業運営にかかわるような重要な場面に携わることはありません。事務処理に関しても、部署内のスタッフの指示のもとに行うことがほとんどで、裁量権もあまり持っていないことが多いです。かつ、作業は単調的で、面白みに欠けると感じる方も…。
しかし、本当に役に立つ提案をしたり、コミュニケーションがとれれば、アイデアを取り上げてもらえたり昇進することだってあり得ます。
どんな仕事でもそうですが、「つまらない仕事」「大変な仕事」にするのか、「安定している」「チャンスもある」にするのかは、あなた次第と言えます。

 

一般事務に向き、不向き

一般事務に向き、不向きはあるのでしょうか。
さきほど必要な知識やスキルで説明したように、ある程度コミュニケーションが必要な職種であるため、人と接することが苦手な方はむかないと言えます。
また、パソコンを使う業務がほとんどなので、体を動かす仕事をしたいという方や、パソコンが嫌い、単調な作業が嫌いなどといった方にもむかないと言えます。
発注や仕入れなど、お金やお客様にかかわる重要な仕事の場合は、Wチェック制にしていることが多いですが、小さい企業の場合はきちんとしたチェック体制ができていないところが多いので、慎重さに欠ける人もやや向いていないと言えるでしょう。
最後に、頑張り次第で年収を上げたいなどと成果による見返りを求める方にもむきません。
経験年数や資格の有無などで多少年収が変わるかもしれませんが、目標達成度に応じたインセンティブや昇格のルールがない場合がほとんどだからです。

 

逆に、これらの部分がなければ、一般事務に向いていると考えて良いでしょう。

 

一般事務の仕事に活かせる資格やスキル

一般事務の仕事に活かせる資格やスキルがあれば、ぜひ習得しておきたいものですよね。就職の際に有利になるほか、実際の職務でも活かすことができればやりがいにつながるからです。そこで、一般事務の方が目指す資格として人気のものをご紹介します。

 

〇MOS(Microsoft Office Specialist)

ほとんどの企業で使われているMicrosoft社の製品、Word、Excel、PowerPointなどに対するスキルを証明する資格の総称です。
それぞれWordとExcelに関しては一般レベルと上級レベル(エキスパート)に分かれています。
それぞれの条件は以下の通りです。
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・Word 一般レベル
文字サイズやフォントの変更、表の作成・編集、作成した文書の印刷など、Wordでの基本的な編集機能を理解している方
・Word 上級レベル
スタイル機能や目次・索引作成などの長文機能、他のアプリケーションソフトからのデータ取り込みなど、Wordでの高度な機能を理解している方

・Excel 一般レベル
数式や基本的な関数の作成、セルの書式設定、グラフ作成など、Excelでの基本的な操作を理解している方

・Excel 上級レベル
ピボットテーブルなどのデータ分析、条件付き書式や入力規則の設定、マクロの作成・編集など、Excelでの高度な機能を理解している方

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求人する企業の職務によって、上級レベルが求められることがあります。
たとえば「マクロが使えること」「グラフなどを作れること」などといった条件が書かれていることがありますので、時給や給与額の高い仕事を得たいのであれば上級レベルを取得しておくことがおすすめです。

 

〇TOEIC

英語のコミュニケーション能力を客観的に認定してもらえるテストです。
合格、不合格といった尺度ではなく、自分のレベルが何点かどうかで能力を示すものです。満点は990点。ネイティブとの電話やメールでのやり取りがある一般事務であれば700点以上あることが望ましいですが、基本的に業務に含まれていない場合は、500点以上であれば、履歴書に書くことができると言われています。

 

一般事務のキャリアパス

一般事務のキャリアパスはどのようなものがあるでしょうか。
企業によってこれは大きく違います。
一般事務として入社したとしても、その人の得意分野や能力、またやる気を見て、どんどん専門的な職に異動させる企業もあれば、専門職は直接雇用するため、一般事務職からの異動は全く行わない企業もあります。
ただし、他部署への異動はないものの、一般事務のなかでもリーダーや管理職になれる場合はあります。
もしあなたが、一般事務を希望しつつも、将来ステップアップしていきたいのであれば、キャリアアップの道があるのか、実際に過去にそういう人がいたのかを質問をしてみると良いでしょう。
もし、過去にそういったケースがなくても、やる気のある人を求めているのであれば、正直に答えてくれたり、前向きに採用してくれるはずです。

 

まとめ

今回は、分かるようで分かりづらい一般事務のお仕事について解説をしてきました。
一般事務という職種に関して、イメージを明確にしていただけたでしょうか?
あなたのお仕事選びや就職活動に、少しでもお役にたてれば幸いです。