【簡単★お仕事時短術】excelの関数を使って、効率アップ★超初心者編 | 在宅ワーク・内職の求人・アルバイト情報なら主婦のためのママワークス

【簡単★お仕事時短術】excelの関数を使って、効率アップ★超初心者編

2017.12.21
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在宅ワークは時間で報酬が支払われるのではなく、行った業務の対価として報酬が支払われるケースが多いですよね。
ということは、同じ時間に行える業務量が増えれば、必然的に報酬も増えることに繋がります!
そこで、今回はexcel初心者でも出来る簡単関数と関数を調べる便利なツールを説明します!

【VLOOKUP関数】

excelの関数はたくさんありますが、VLOOKUP関数がわかればある程度、時短は可能です。
VLOOKUPは、検索したデータに該当した行の指定列からデータを取り出す関数です。
つまり、指定したデータと元となる値を照合させて、同じ場合は決められた値を反映する事ができます。
この関数をつかえば、指定のデータを一瞬で置換する事が出来ます。
例:郵便番号から住所を調べる場合
A列に検索したい郵便番号を入力します。
B列にVLOOKUP関数を入れます。
※参照元のデータはあらかじめ他のセル・シート・ファイルいずれかに準備しておきます。
※A2に入力された関数は、=VLOOKUP(A2,F:G,2,0) になります。
関数ができたら、検索したい行すべてにコピペします。

これで、A列とF列を照合させて、G列の値がB列に反映されました。
反映された文字列の内容を、データベースやテキストに入れたい時は、そのままコピペすれば使用できます。
excel上の、他のセルに移したい時は、貼りつける時に貼り付けオプションで、「値と数値の書式」で貼り付ければ問題ありません。
※そのまま、コピペすると関数だけが反映されます。

【IF関数】

IF関数は検索したセルの値が、指定した条件と一致するなら指定の値を返す。一致しない場合は、何もしない。という指定が出来ます。
例:A列が正解の場合に○を返したい。

B列に入れる関数は、=IF(A2=”正解”,”○”,”×”)になります。
関数の引用で、理論式には指定のセル=”指定の文字”をいれます。
この時、文字を必ず「”」で囲まないと反映されないので注意です。

IF関数は、さらに応用させれば複数の条件を指定できますが関数が複雑になるのでexcelに慣れている人向けになります。
この2つの関数を使うだけで、文字の置換が簡単に出来るのでそれだけでも時短が出来るようになりますので、まずはこの2つを使いこなせるようになりましょう。

しかし、2つだけですべての仕事が処理できるわけではありません。
では、どうするか。ここはインターネットに活躍してもらいます。
検索エンジンで、どんな事をしたいのかをそのまま入力して検索します。

例えば、【特定の文字を含むセルを抽出したい Excel】
出てきた検索結果を、上から見ていきましょう。
すると、関数の見本やexcelの機能を使って出来る事などが詳しく掲載されています。
こちらは参考書を読んでもチンプンカンプンという人にオススメです!
なぜなら、参考書は基本的な事を勉強できますが、いざ実務になると基本だけでは対応できない事が多いという事と、自分が求める内容が参考書のどこに書いてあるかわかりづらいからです。
もちろん、エキスパートレベルになれば問題ないのでしょうが初心者がいきなり難しい関数や機能をパッと使う事はできませんので、先人の知恵を大いに活用しましょう。
 
私の経験になりますがcsvでの一括登録を行うようになって、多くの工夫をしましたが1000件程の案件修正であれば30分で作成・登録する事が可能になりました。
 
また、csvはデータベースに直接データを入れるのでシステムの基本知識が必要になるのですが、回数を重ねるとシステムの癖や、どんなデータを作るとエラーが起きるのか段々と分かってくるので、知らない間にスキルアップが出来てしまったという嬉しい誤算がありました。
 
今回ご紹介したのは、excel超初心者の私がCSVでの作業をする上で一番初めに覚えた事です。ですが、この他の仕事でもexcelは仕事を効率化する便利ツールですので、簡単な関数や機能を覚えるだけで効率アップにつながります。
 
 
最後になりますが、仕事を効率よくこなすには今の自分の作業に満足しない事が大切です。
もっと、収入をアップしたい!
もっと、仕事を早く終わらせたい!
etc…
 
このような気持ちを持つことで、仕事を効率よく進めるためのアイディアが生まれたり、問題や課題を発見する事もできますので、試してみてはいかがでしょうか。
 
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