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在宅で働くママ必見!手帳活用術や身近なツールを使用したスケジュール管理方法とは?

公開日: 2018.01.24
最終更新日: 2020.01.22

在宅で働くママ必見!手帳活用術や身近なツールを使用したスケジュール管理方法とは?
ある日、知り合いからこんな事を言われました。
在宅のお仕事って、自分の好きな時間に働けるから自由でいいね。時間に縛られない働き方が羨ましいわ。」
 
甘いです。大甘です。アマアマにもほどがあります(笑)
好きな時間に働ける?自由?時間に縛られない?
現実を知らないって怖いです(^_^;)
 
今でこそ余裕を持った働き方ができますが、始めたばかりの頃は納期に間に合わなくなりそうで睡眠時間を削って仕事をするなんて、ザラのようにありました。
つまり、スケジュール管理が出来ていないと在宅ワークはとっても大変なんですよ。

仕事のスケジュールは、身近なツールを使って管理するのがオススメ☆

スケジュール管理は身近にある「もの」を使うのが良いですね。
たとえば、カレンダー。
壁掛けでもいいですが、カレンダーを冷蔵庫など毎日必ず使うものに貼っておき、そのカレンダーに納期を書き込みます。
毎日必ず使うので、カレンダーも毎日欠かさず見る事になりますから、「ウッカリして納期を間違えた!」なんて事が少なくなります。
もちろん、卓上カレンダーでも手帳でもOK。ただし、必ず『毎日』確認できるようにしましょう。
 
今や一人に1台は持っていると言われている、スマートフォン。スマホのタイマーやカレンダーを使うのもいいでしょう。
スマホの場合は、納期に合わせてアプリを使い分けします。

おすすめの手帳について

一言にスケジュール帳と言ってもいろいろなものが存在します。マンスリー、ウィークリー、バーチカルなどタイプはもちろん、サイズ感や書く内容についても重視するべき内容は人によって異なります。それらを踏まえ、ここではおすすめの手帳をいくつかご紹介していきたいと思います。

まずは手帳のタイプ(フォーマット)についてお話します。
フォーマットは、大きく分けると3つのタイプに分類されます。

■マンスリータイプ
マンスリータイプは、カレンダーと同じようなレイアウトが記載されています。月単位での予定を管理することが可能となります。予定を書くスペースが小さいですが、全体の流れを大まかに把握するのには適しています。他の2つのタイプに比べ、手帳本体のページ数が少ない(薄い)ので、持ち歩きを重視したいのであれば軽いので1番適しているタイプです。

■ウィークリータイプ
バランスが取れた、汎用性の高い手帳がいいという方はこのタイプがおすすめです。こちらは週単位で予定を管理することができるのが特徴で、こちらはさまざまな物があります。ページの左側に1週間のスケジュール欄、右側がメモになっているもの、見開き2週間分のスケジュール欄になっている、マンスリータイプもついているものなどさまざまですが、週のタスクをメモしておきたいと思うのであれば、メモ欄があるものが良いかもしれませんね。

■デイリー(1日1ページ)タイプ
1日1ページ単位で予定を書き込んでいくのがこのタイプになります。
書き込みするスペースが大きいので、毎日たくさんの予定があるという人や、日記帳を兼用したいという人はこのタイプがおすすめです。

タイプは大体この3つに分類されます。
そして選ぶ時にポイントとして似ていただきたいことは

・サイズはどのサイズにするか
・手帳が始まる月は何月からか
・表紙のデザインや素材はどうか
・年間スケジュールはあるかないか

と言った点も重要なポイントとも言えるでしょう。

お待たせして申し訳ありません!いよいよ、ここからはおすすめ手帳をご紹介させていただきます。

まずはマンスリータイプからご紹介☆

◆高橋書店:高橋手帳A5マンスリーディアクレールラブロ2 №502
こちらはウィークリー部分がブロック式になっているので、週ごとの予定が把握しやすいのがポイントです。1月始まりで1月~12月の各月の後ろに横罫線・方眼のメモページが2枚ずつ付いているので、その月のタスクや仕事内容などを記載しておくのに便利です。ペンホルダーもついているので、ペンをなくすという心配もありません。

◆コクヨ:キャンパスダイアリー 二-CMSD-A5-20
王手文具メーカーの「コクヨ」の人気シリーズ!キャンパスノートと同じ原紙を手帳に採用しているので、書きやすさは抜群!にじみや裏移りも起こしにくく、予定をマーカーで色分けしたいという人にはおすすめです。マンスリーページ以外は方眼のメモとなっているので、自由にメモとして使用することができます。

◆モレスキン マンスリーダイアリー DHB12WV2Y20
イタリアの手帳メーカー「モレスキン」の定番シリーズ。シンプルなデザインで男女問わずビジネスシーンにはふさわしい手帳です。1週間のスケジュール管理がしやすい縦書きバーチカルタイプで、見開き1週間の予定を把握しやすいです。世界の祝日や時差なども記載されているので、海外出張でも活躍しそうです。

次はウィークリータイプをご紹介☆

◆高橋書店:高橋手帳 デスクダイアリー№67
月曜始まりのウィークリータイプで、右側にはたっぷりのメモが取れる週間レフト式となっています。前半部分はブロック式の月間予定表もあるので、プライベートと仕事を分けて使用するという使い方も可能!記入スペースの大きさが平日・休日で変化しない「土日均等タイプ」なので、土日出勤する機会が多い人にも使いやすいデザインとなっています。

◆ノルティ(NOLTY)ウィークリーエクセルカジュアル4
ビジネス手帳の定番のこのシリーズ、月間と週間の2種類のページが付属していています。月間は見やすいブロックタイプ、週間は見開きで細かな予定を把握しやすいバーチカルタイプとなっています。こちらは土日の予定を書く欄が狭くなっており、休日がカレンダー通りだというタイプの人に適しています。サイズ感もスタイリッシュなので、ジャケットの内側などに収納できる多く良さなのは男性におすすめ!

◆コクヨ:ジブン手帳mini DIARY
こちらも根強い人気の「ジブン手帳」シリーズです。毎日の予定をしっかり記入できる週間バーチカルやブロック式のマンスリーにプラスして、2カ月プロジェクトスケジュール、年間計画など1年間を通してしっかり記録しておきたいという人には持ってこいの手帳でしょう。用紙も軽い上に裏抜けしにくいもの、フラットに開く製本形式を採用しているので、手帳特有の書きにくさが軽減されているのはとてもうれしいポイントです。

最後はデイリータイプをご紹介いたします☆

◆ほぼ日手帳 オリジナル
「ほぼ日刊イトイ新聞」のオリジナルアイテムとして製作・販売されているこの手帳は、持つ人それぞれの使い方ができる自由度の高い手帳です。毎日の予定やタスクを書くだけでなく、日記や写真を貼る、絵を描くなど使い方は十人十色!サイズはA6、A5、細身のウィークスと3種類あります。カバー展開も毎年違うので、まさに「カスタマイズ」をして楽しむ手帳と言えるでしょう。

◆ノルティ(NOLTY) U365デイリー
特許を取得しているノルティだけの手帳!予定とノートの区分がしやすいと人気のレイアウトとなっています。月間ページはカレンダーと同じように使えるブロックタイプ、デイリーは1日1ページ、上部分は時間軸で細かく予定を書きこむことができます。下部分はドット方眼となっているので、自由に書き込むことができますよ。

スケジュール管理のポイント

スケジュール帳と言っても、いろいろなタイプや種類あることは理解していただけたでしょうか?自分のスタイルに合った手帳を使うことも大切ですが、それらをもっと活用する術を知ると、もっと自分に合った素敵なスケジュール帳になることでしょう。
ここでは、実際に働いている人たちが使っている活用術をご紹介していきたいと思います。

◆手帳の1日を上下に分けてみる
マンスリータイプですと、1日の枠が四角で区切られていますよね?この1日の枠を上下で2つに分けます。仕事や子どもの予定などは上に、プライベートの予定を下に書くようにします。そうすることで、1日の流れを把握することもできる上、その日にしなくてはいけないことも1度で理解することが可能です。また、この時に仕事は黒、プライベートは赤色など書くペンの色を変えるとパッと見た時にもわかりやすくなりますよ。

◆フリースペースを活用しなきゃもったいない!
このフリースペースに、その月の“To Do”を書き出してみましょう。まず、フリースペースを3つに分けます。1番上に月内にやるべき(しなくてはいけない)ことを書き出します。真ん中は予定にはなく、新たに発生した緊急のTo Do欄として予定外のことでも忘れないようにします。最後はプライベートで行うTo Doを書き出します。
こうすることで仕事・プライベート・その他の予定を管理しやすくなります。また、終えたTo Doはチェックをすると、やったことが視覚化され、達成感を得ることにもつながります。
ウィークリータイプだと、片方がフリースペースとして自由に書くことが出来ます。そこにその週のTo Doを箇条書きで書き出し、予定通りにいかないものはマーカーを引いて翌週に持ち越すことでやり忘れを防ぎます。会議のメモなども書くと、必要な情報をスケジュール帳で一括管理することができますよ♪

◆未確定な予定は付箋を活用!
どうしても直近にならないと確定しない予定もあります。そんな時はひとまず付箋に書いて、マンスリーページに張り付けておきましょう。確定した時にその日付に付箋を移動するだけで済むので、書く手間が省けます。予定だけでなくそれに伴うTo Doも一緒に記載しておくことでミスを防ぐこともできます。

◆自分以外の社員の予定もメモしておくと良い
仕事を終え、後は上司の決済をもらいに行くだけという時に限って、その上司が不在だったなんてことありませんか?また、期日ギリギリに提出しようとしたら、上司が有給で期日に間に合わなくて怒られるなんて苦い思い出もある…。なんて人は、上司の休みも把握するためにスケジュール帳に記載してしまいましょう。こうすることで、確認や提出するべきものを事前に処理や確認をすることができます。早めの行動もすることが出来るので、上司の休みはこまめにチェックしておくと仕事もスムーズに進みますよ。

◆自分の時間をあらかじめ確保しておく
バーチカルタイプの手帳ですと、1日の流れを30分単位や1時間単位で見ることができます。
予定を詰め込みしすぎてしまって、作業時間が無くなってしまったなんてことありませんか?そんな人は、あらかじめ“作業する時間”として予定を書き込んでしまいましょう。そうすることで、「この時間内に作業をする」ということで集中して業務に取り組むことができるだけでなく、急な予定やトラブルがあってもその“作業時間”を当てることで対応することができます。突発的なトラブルにも対応できることで、仕事に振り回されることも少なくなりますよ。

◆1日単位でやることを書き出す
これもバーチカルタイプの手帳に多いのですが、バーチカルタイプの手帳は1日の流れの上部が空いている、仕事には関係ない時間帯(就寝中の時間帯など)が空いていることがあります。その“空欄”にその日に必ずしなくてはいけない予定や業務をTo Doを書き出す場所として有効活用してみましょう。もちろん必ずしなくてはいけないことだけでなく、空き時間が出来た時にやりたいことを書き出すことも良いかと思います。どうしてもその日に消化することができなかったタスクは、マーカーなどで印付けして翌日に持ち越せばやり忘れもなくなりますよ♪

◆付箋に隙間時間にできることを書いておく
ちょっとした“隙間時間”ができることってありますよね?意外にも、この隙間時間に何をしようか考えてしまうこともあるかと思います。そんな時に役に立つのが、この“隙間時間活用リスト”を書き出した付箋です。
5分・10分・15分・30分など、時間は自由に決めて大丈夫。5分ならメールチェック、手帳を開いて予定の確認、30分なら報告書を書くなど時間に応じてできることを記載しておくことでちょっとした時間も友好的に活用することができます。

◆ペンの色分けルールを記載しておきましょう。
最初にご紹介した内容で少し触れましたが、ペンの色分けを多色で行いたい人は、どの色がどの予定だったかを忘れないようにきちんと記載しておきましょう。

黒…予定
赤…重要案件
緑…子どもの予定
青…締め切り

このような感じで、自分が手帳を開いたときにすぐわかるようにしておきましょう。付箋に色分けを書いておくと移動することができるので便利ですよ。

◆自分への時間確保も忘れずに
仕事の予定だけでなく、自分の休日もあらかじめ手帳に書いておきましょう。それともう1つ、今月頑張った自分に対してもプチご褒美リストを作ると良いですよ☆
そうすることで、仕事に対してモチベーションも上がると共に、休日も有効的に活用することができます。ママだって1人の人間です。ストレス発散の時間も確保するようにしてみましょう。

超短納期(~即日):1分単位でお知らせ可能!タイマー

依頼から納期まで1日無い場合は、アラートでの管理がオススメ。
人間の集中力は45~90分が限度と言われているので、自分の集中力に応じて仕事時間をアラームにセットします。
アラームが鳴ったら、今度は休憩時間をセットしてしっかり休みます。
これを繰り返して、仕事と休憩のメリハリをつけ効率を落とさず仕事をしましょう。
※リマインダーでも代用可能です。ただ、細かく設定するのに時間が掛かるという人はタイマーがオススメです。

通常納期(~3日以上):余裕を持って仕事が出来るからこそ、納期忘れを防止!カレンダー

スマホのカレンダーは、設定した予定毎にアラートでお知らせする事が可能です。
なので、納期の前日や納期日当日の朝などにアラートをセットしておけばウッカリ忘れていて仕事をしてない(>◇<;)というのを防げます。
作業時間が長くかかる場合は、2日前などにセットするなど工夫すればOKです。
 
他にも、手帳やスマホのリマインダー、PCのデスクトップにメモを置いて毎日確認するなどがありますが、大切なのは『毎日、自分で意識をしなくても仕事の納期が分かる』事です。
意識をしなければ、確認できないツールはウッカリ忘れの原因になりやすいのでオススメできませんので、あなたの身近にあって毎日使う物を管理ツールとして活用するのがポイントです。
 
最後ですが、月に1回は自分の作業スピードを図りましょう。仕事に慣れてくれば、効率良く仕事ができ、日々作業スピードは上がってきます。
そして自分の作業スピードを知らなければ、どれだけの仕事量なら納期を守れるか見通しを立てる事ができません。
自分の力量を図る事も、スケジュール管理をする上でとても大切ですよ。

まとめ

いかがでしたでしょうか?働くママさんは、家事に育児に+仕事となると手帳が予定で埋まってしまうのが当たり前だと思います。

ここでご紹介した手帳術をすべて取り入れたらうまくいく!ということではありません。むしろ、紹介した内容をすべて取り入れてしまうと、逆にごちゃごちゃした手帳になってしまって、効率が悪くなってしまうことも考えられます。
まずは、自分がどのタイプの手帳があっているかを見極めましょう。手帳のタイプはもちろん、サイズ、バインダータイプが良いなどたくさんあります。中には自分に合うものがないから、ただのノートに市販されているマンスリーシールを貼って自作手帳を作成しているという声もありました。

自分に合ったスタイルの手帳のタイプを見つけ、それから自分に合った活用術を取り入れることが重要です。今は手帳に関する書籍だけでなく、InstagramなどSNSで手帳術を見ることができます。それらを参考にしてみることで、更に自分に合うものが見つかるかと思います。

まずは今の自分の手帳をもう一度見直してください。もしかしたら改善点が見えてくるかもしれません♪ここでこの記事を読んでくださった皆さんの手帳が、この世に1つしかない素敵な手帳になることを楽しみにしています。

◆働くママの1日のスケジュール例はこちらを参照 https://mamaworks.jp/column/?p=2829