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スケジュール管理の必要性・方法(コツ)をご紹介!

公開日: 2018.04.13
最終更新日: 2020.06.17

スケジュール管理の必要性・方法(コツ)をご紹介!

「スケジュール管理をする必要はない!」と思っていても、大人になりタスクが増えてくると、少しずつスケジュール管理の必要性を感じませんか?

私も、在宅ワークを始めたころ、スケジュール管理の必要性を感じていませんでしたが、
「やっぱりスケジュール管理は必要だな」と思うようになってきました。

そこでこの記事では、スケジュール管理の必要性と方法をご紹介します。スケジュール管理を行うことで仕事にいい影響をあたえるので、ぜひご覧ください。

スケジュール管理の必要性

スケジュール管理をする前に、スケジュール管理の必要性を考えていくのがおすすめ。スケジュール管理の必要性やメリットを理解することで、スケジュール管理をする効果を肌で感じられるようになるはずです。

■タスクを明確にする
スケジュールを管理することで、やるべきタスクが明確になります。タスクが明確になっているとやることがハッキリするので、時間のロスが少なくなるでしょう。

例えば、なにから手をつけていいかわからなくて、仕事をしているのに仕事が進まないという経験はありませんか?やることがハッキリしていないと、このように時間だけが過ぎてしまう可能性があります。

また仕事に取りかかるたびにタスクを整理していては、タスクの整理に時間が取られてしまいます。毎回タスク整理をしてから仕事に取りかかるのはあまり効率的ではないので、可能であればまとめてタスクを管理しておくのがおすすめです。

■優先順位をつけられる
仕事には優先順位があるので、スケジュール管理をして仕事の優先順位をつけるのがおすすめ。1日や1週間のスパンでスケジュールをたてられると、スムーズに仕事に取りかかれます。可能な方は、1ヵ月単位でスケジュールを管理できるとよりいいと思います。

仕事の優先順位をつけると、終わらせるべき仕事を先に終わらせることができます。当たり前のように感じるかもしれませんが、優先順位を間違うこともあるので大切なポイントです。

■仕事の効率化
スケジュール管理をすることで、効率的に仕事を進めていけます。仕事には納期や期限があるので、
スケジュール管理をしてスムーズに仕事を進めていきましょう。

またスケジュール管理を行うことで、仕事に取りかかっている期間を把握できます。仕事に取りかかっている期間を把握できるようになると、案件に対してかかっている時間が明確に。時間が明確になればその時間をもとに、短い時間で仕事をできるように工夫・スキルアップができます。

スケジュールを管理することで、仕事を効率的に行えるようになるかもしれません。ぜひ意識してみてください。

スケジュール管理の方法

スケジュール管理の必要性がわかったところで、スケジュール管理の具体的な方法を解説していきます。紹介する方法を実践すれば仕事に役立つので、よければ参考にしてください。

■タスクにかかる時間を計る
スケジュール管理をするときに、タスクにかかる時間を測るのがおすすめ。タスク処理にかかる時間を測ることで、ひとつの仕事にかかった時間を把握できます。

例えば、1.000文字程度のデータ入力の仕事があったとします。1.000文字程度のデータ入力に2時間かかっていた人が1時間で入力ができるようになると、8時間働いたとして8.000文字の入力ができるように。

2時間で1.000文字だと8時間で4.000文字の入力になってしまいますが、8.000文字打てるようになると同じ時間で2倍の仕事ができるようになります。タスクにかかる時間を把握できるようになることで、仕事の効率化や仕事にかかる時間の把握をできるようになるので、スケジュール管理をするときに意識するのがおすすめです。

■タスクに制限時間を設ける
タスクの時間を測るだけではなく、タスクに制限時間を設けるのもおすすめ。タスクに制限時間を設けることで、制限時間内に終わられるように努力をするようになるでしょう。

タスクに制限時間を設けると、作業がスムーズに進むこともあります。「この仕事はあと2時間で終わらせる!」という風に思って仕事をすると、思っている以上に仕事が進むこともあります。

■余裕のあるスケジュールを組む
仕事のスケジュールは、余裕を持って組むのがおすすめです。スケジュールを組む段階で予定を詰めて組むと、予定外の予定やタスクがでてきたときに対応できなくなります。状況の変化に対応できなくなるので、余裕をもってスケジュールを組むのがおすすめです。

家事や育児があるママだと予定通りに仕事に取りかかれないことも多いので、なおさら余裕をもってスケジュールを組むのがいいと思います。

タイムスケージュールのポイント!

家事や育児に忙しいママのタイムスケジュールのポイントは、お子さんが学校に行っている昼間、お子さんが寝ている夜中など仕事をできる時間を紙に書き出すこと。紙に書き出すことで、仕事をできる時間を明確にして、おおよその作業時間を把握できます。

家事や育児に忙しいママでもスケジュール管理をしやすいので、ぜひ一度紙に書き出してみてください。ちなみに紙じゃなくても、スケジュールアプリで管理するのもおすすめです。

【2020年】スケジュール・カレンダーをグループ共有できるおすすめアプリ10選

●1時間単位で書き出そう!

ちなみに分単位で書き出すのは、決まった時間で動く事が出来ない子育て中のママや専業主婦の方には難しいかも。

実際、予測不能な動きをする子供を2人抱える私には分単位の管理は無理でした…

ただ1時間単位なら、時間のズレを修正できるのでおすすめです。

●大まかに書き出す

スケジュールは大まかに書き出すのがコツ。10分・30分の用事は、1つのカテゴリーとしてまとめるようにしましょう。

1日のうち、作業ができる時間がどのくらいあるか把握できればいいので、細かく記載する必要はありません。

大まかに書き出すと「この時間はこれをする!」、「この時間に食器洗いを終わらせよう!」などタスクが明確になるので、スムーズに行動できます。

●いつも目にするカレンダーは持っていますか?

1日のワーク時間を整理した次は・・・
1か月毎の計画を立てていきましょう☆

我が家では家族でスケジュールを共有するために、リビングには大きめのカレンダーを置いております。

夫の仕事の兼ね合いで、ワーク時間が取れなくなる事もあるので、お互いの情報を共有する事にしました。

今スマホのアプリで、家族間のスケジュールを管理できるものもありますよね!

夫が早く帰れる日は、家事に専念できるのでいつもより長くワーク時間を取る事もできます。しかし夫の会社で忘年会や新年会などがあると帰りも遅くなるので、夜の時間帯に作業をしている私にとっては致命的です・・・

会社が休みの土曜日や日曜日もあてにはなりません。ですから、私の土日は夫と同じく休日にしています(笑)ゆっくりとした家族との時間も大切ですからね!

休みの日も固定にしていると、後々、業務が納期に間に合わないとしても休みを使って調整したりもできます。お互いに仕事を持つわけですから、互いにスケジュールを把握できると仕事の計画も立てやすくなるというわけです。

●メインとサブの意識分け

隙間時間を利用して始めた在宅ワークが、家事や子育ての時間をつぶしてしまうなんて本末転倒!

メインが家事と育児なら、サブの在宅ワーク時間をしっかり確保できるよう自分で管理しましょう!

タイムスケジュールとマンスリースケジュールを把握して、「受け過ぎない・少なすぎない」仕事を継続していけると良いですね☆